Poslovni protokol je dokument za interno uporabo, ki ureja notranje postopke v organizaciji in pomaga standardizirati kakovost blaga in storitev.
Eden od vidikov, ki izboljšuje konkurenčnost organizacij, je kakovost njihovih storitev, zlasti če gre za podjetja, ki imajo hčerinska podjetja v različnih krajih.
Izvajanje homogenih storitev in njihovega dojemanja s strani strank ni lahka naloga in zahteva standardizacijsko delo. V tem smislu je eno od orodij, ki ga to delo podpira, poslovni protokol.
Toda v podjetju se čez dan zgodi veliko dogodkov. Na določen način je poslovni protokol orodje, s pomočjo katerega bomo ukrepali v določenih situacijah. Če torej podjetje vzpostavi poslovni protokol, ki mu bo sledil v primeru, da se stroj zlomi, bo ta protokol tisti, ki označuje korake, ki jih je treba upoštevati v primeru, ko se kateri od naših strojev pokvari.
In tako v mnogih drugih pogledih. Predstavljajmo si požarni protokol, ki je zelo dobro znan. Vsako podjetje ima v primeru požara protokol, da zapusti objekte, ne da bi utrpel opekline. Po preučitvi manevrov za njihovo pripravo protokoli zagotavljajo uspeh ob spontanosti problematičnega dogodka.
Zato je poslovni protokol nekakšen preizkušen vodnik za ukrepanje, ki se ga je treba držati v vsakem možnem scenariju in se tako izogniti težavam, ki bi lahko vplivale na kateri koli vidik našega podjetja.
Kaj je poslovni protokol?
Glede na državo ima lahko različna poimenovanja. Med njimi priročnik s postopki, kodeks dobrih praks, interna navodila itd.
Pomembno je, da imajo vse isto: vzpostavi vodnik o tem, kako se odzvati na določene situacije, bodisi pri notranjih ali zunanjih strankah.
Kakšne postopke ureja poslovni protokol?
Obstajajo zahtevnejši protokoli kot drugi, odvisno od podjetja, toda glede skupnih minimumov je običajno najti postopke za pomoč strankam v običajnih okoliščinah, v konfliktnih situacijah, pri prodaji, v zahtevkih itd.
In interno poslovni protokol materializira procese organizacijske sheme podjetja in komunikacijo med funkcionalnimi področji organizacije. Na primer, tranzit med prodajo, izdajanjem računov, zalogami, računovodstvom in evidencami zalog se razlikuje za vsako podjetje.
Ta postopkovna razlika je določena v poslovnem protokolu.
Struktura poslovnega protokola
Poslovni protokol je lahko namenjen izključno strankam in zunanji javnosti, pa tudi izključno sodelavcem in notranjemu osebju.
Poleg tega je lahko mešan dokument, ki navaja pravila in postopke za obe ciljni skupini v istem dokumentu.
Struktura poslovnega protokola za interno občinstvo
Namenjen je delavcem in opredeljuje formalne postopke, ki jih je treba upoštevati v organizaciji med njenim delovanjem.
To omogoča odreditev administracije in pridobitev sledljivosti za odkrivanje odstopanj ali napak.
Primeri poslovnega protokola za interno občinstvo
Tu je nekaj primerov za boljše razumevanje te vrste protokola:
- Protokol nabave: Postopek za zahtevanje blaga in / ali storitev s funkcionalnega področja, na primer tržnega območja, na območje, zadolženo za nakupe, običajno nabavno enoto.
- Interni komunikacijski protokol: Postopek, ki vzpostavlja komunikacijske kanale, ki veljajo za formalne v času izvajanja upravljanja med funkcionalnimi področji ali do vodstva. Na primer, uporaba službene e-pošte, informativnih beležk, hierarhije reševanja problemov, med drugim.
- Pritožbeni protokol za nadlegovanje na delovnem mestu: Postopek za varno pritožbo zaradi primerov nadlegovanja na delovnem mestu, ki so jih utrpeli delavci organizacije. Cilj je zagotoviti stabilnost in podporo tistim, ki poročajo. Na primer anonimni pritožbeni kanali, enota za delovno okolje z neodvisno hierarhijo v podjetju, notranji tožilec, ki jemlje pritožbe delavcev brez razlikovanja v hierarhični moči.
Primeri poslovnega protokola za zunanje občinstvo
Tu je nekaj primerov za boljše razumevanje te vrste protokola:
- Protokol za pomoč strankam: Postopek za sprejem, pozdrav, izpolnitev vaših zahtev in odpustitev stranke.
- Zahteva protokol pozornosti: Postopek sprejemanja, poslušanja, vsebovanja in dostave rešitev strankam, ki se pritožujejo nad kakovostjo izdelka.
- Prodajni protokol: Osnovni postopek sprejemanja, udeležbe, poslušanja potreb strank, vodenja, svetovanja, spremljanja in spodbujanja k postopku nakupa.
Prednosti poslovnega protokola
Protokoli so na vseh področjih delovanja dobro sprejeti, saj zagotavljajo jasnost glede reševanja določenih situacij.
Nekatere njegove prednosti so naslednje:
- Standardizacija: Ko je protokol pripravljen, ga je mogoče uporabiti v vseh podružnicah organizacije in zagotoviti, da se v vsaki izmed njih izvaja skladnost z načeli kakovosti storitev.
- Blagovna znamka: Pomembno prispeva k oblikovanju blagovne znamke podjetja, saj se ta nenehna dejanja sčasoma ohranjajo in ustvarjajo skupnost strank, ki lahko govorijo za podjetje in ga priporočajo.
- Organizacija: Podjetja, ki imajo protokole, imajo tudi večje organizacijske zmogljivosti. To je zato, ker je z njimi mogoče razumeti celotno delovanje in izvor vsakega dejanja.
- Usposabljanje: Protokoli omogočajo usposabljanje novih sodelavcev, ki se pridružijo podjetju. Njegova študija olajša in pospeši proces spoznavanja njihovih vlog in funkcij, saj omogoča poznavanje "znanja in izkušenj" organizacije.
Poslovni protokoli so odličen ukrep upravljanja, saj materializirajo organizacijsko strukturo in zagotavljajo postopkovni okvir tako med delavci kot tudi s strankami.
Pomembno je omeniti, da morajo biti protokoli jasni in realistični. Predvsem zato, ker urejajo postopke med ljudmi, kjer vsak reagira na različne načine. V tem smislu je mogoče protokole sčasoma prilagoditi in / ali spremeniti, da se izboljšajo in vključijo novi postopki, ki temeljijo na izkušnjah, ki se pojavijo skozi čas.
