Birokratska upravna šola je šola, ki temelji na racionalnih načelih. To prilagaja sredstva ciljem, ki naj bi jih dosegli, in s tem zagotavlja učinkovitost uprave.
Najprej bomo pojasnili, da je ta šola znana tudi kot strukturistična šola uprave. Njegov največji eksponent je Max Weber, ki meni, da je birokracija najprimernejši način upravljanja sodobnih organizacij.
Tudi predhodniki te šole se pojavijo v sedemnajstem stoletju ob koncu evropske renesanse. Formalno se je pojavil v 40. letih prejšnjega stoletja, nasprotoval pa je mehaničnemu načinu delovanja klasične šole upravljanja in subjektivnosti šole medčloveških odnosov. Tako se zdi nov predlog za učinkovito upravljanje sodobnih organizacij.
Zdaj birokratsko upravljanje lahko najdemo v različnih organizacijah. Lahko gre za bolnišnice, šole, sodišča, cerkve, vojske ter javna in zasebna podjetja.
Kaj je birokracija?
Za začetek birokracijo lahko razumemo kot obliko organizacijske strukture ali organizacije, za katero je značilen niz eksplicitnih in urejenih postopkov. Poleg tega so jasno opredeljeni delitev odgovornosti, hierarhična raven in neosebni odnosi.
Značilnosti birokracije
Glavne značilnosti birokracije so:
1. Racionalnost
Le uporaba racionalnosti lahko privede do učinkovitosti organizacije. Zato mora vsaka izvedena dejavnost in naloga slediti racionalnemu pristopu.
2. Hierarhija
Vsak zaposleni nižjega ranga mora biti pod nadzorom in nadzorom nadrejenega. To pomeni, da je sistem oblasti tog. Iz tega razloga mora biti struktura organizacije hierarhična, linearna in toga.
3. Obstajajo predpisi
Upravna pravila in postopki so opredeljeni in o njih mora biti pisni zapis. Zato so vsi predpisi zakoniti.
4. Je brezosebna
Odnosi med člani organizacije temeljijo na položajih in hierarhiji, ne na ljudeh. To pomeni, da je vsak položaj neodvisen od osebe.
5. Določite funkcije
Dejavnosti in funkcije delovnih postaj morajo potekati v skladu z ustaljenimi rutinami in postopki. Delitev dela je eden temeljnih stebrov birokratske uprave.
6. Komunikacija je formalna
Komunikacija je formalna, ker je treba vsako dejavnost ali nalogo, ki jo opravlja uslužbenec podjetja, prijaviti v pisni obliki.
Najpomembnejši dejavniki birokratske šole za upravljanje
Za birokratsko administrativno šolo so najpomembnejši dejavniki:
1. Človek
Človek je preprosto še en vir, ki se v organizaciji uporablja za doseganje ciljev. V tem sistemu mora biti človek poslušen predpisov in standardov, določenih na svojem delovnem mestu.
2. Motivacija
Motivacija, ki se obravnava v tem organizacijskem sistemu, se pojavlja na dva različna načina. Ena od oblik motivacije je, da se lahko zaposleni premika po hierarhiji.
Druga oblika motivacije je osebna, v smislu, da želi zaposleni nadaljevati poklicno kariero v birokraciji.
3. Komunikacija
Komunikacija znotraj organizacije poteka na dva načina, naraščajoče in padajoče. Dolvodno je v bistvu prenos zapovedi nadrejenega, ki naj jih upošteva podrejeni.
Ascendent gre od podrejenega do nadrejenega. Na splošno so to poročila ali poročila o delu in doseženih rezultatih. Tudi podrejeni lahko izrazi nesoglasja, ki jih najde v svoji službi.
4. Vodenje
Vodenje v tem sistemu vodenja ni pomembna značilnost, saj mora nadrejeni opravljati le posebne funkcije položaja, ki ga zaseda.
5. Moč
Moč v tej obliki organizacije podeli položaj in ne oseba. Oblast je formalna. Preprosto dejstvo, da zasedajo nadrejeni položaj, daje prevlado nad podrejenimi.
6. Konflikt
Na splošno velja, da ni konfliktov, saj so funkcije in naloge jasno razmejene. Tako mora vsako delovno mesto ali oddelek delovati učinkovito.
7. Odločanje
Odločitve se sprejemajo mehanično. Če problem obstaja, je povezan z uveljavljenimi pravili in na ta način se odloča, kako ga rešiti.
8. Sodelovanje
Seveda je stopnja udeležbe popolnoma nična. Vsak zaposleni je omejen na izpolnjevanje zahtev delovnega mesta, ki ga zaseda.
9. Sprememba
Spremembe se česa zelo bojimo. Če jo je treba spremeniti, se šteje, da struktura ni uspela, ker mora spremeniti svoja dejanja.
10. Okolje
Na okolje gledamo kot na nekaj, kar se ne spreminja in kar vedno ostane nespremenjeno. Praktično velja za nekaj statičnega.
Prednosti birokratske upravne šole
Med njegovimi najpomembnejšimi prednostmi najdemo:
- Delo si prizadeva doseči cilje.
- Vsak član ve, kakšne so njegove dolžnosti.
- Zapisana pravila so jasna in natančna.
- Procesi so rutinski, bolj avtomatizirani in imajo manj možnosti za napake.
- Podjetje ima kontinuiteto, čeprav se kadrovsko spreminja.
- Manj konfliktov je, ker vsi vedo, kaj storiti.
- Je zanesljiv, ker so postopki preizkušeni in delujejo.
Slabosti birokratske upravne šole
Najpomembnejše slabosti so:
- Odnosi so neosebni.
- Ustvari skladnost pri delu, vedno se naredi isto.
- Poslovni modeli so lahko zelo togi.
- Zapravljamo čas za papirologijo in okorne formalne postopke.
- Lahko povzroči zlorabo avtoritete.
- Povzroča spremembe.
Na koncu lahko rečemo, da birokratska šola za upravljanje skuša doseči učinkovitost z uporabo racionalnih načel. Birokratska upravljavska struktura je znanstveno zasnovana tako, da vse deluje natančno, zlasti za doseganje ciljev in ciljev organizacije.