Upravno osebje je osebje, zaposleno v podjetju, ki je odgovorno za upravo. Njegove naloge vključujejo naloge urejanja, organiziranja in urejanja različnih zadev, za katere je odgovoren.
Upravno osebje so torej ljudje, ki so predani vsakodnevnemu vodenju podjetja in vsem dejavnostim, ki jih to vključuje.
Običajno poročajo neposredno splošnemu ali sekundarnemu vodstvu, odvisno od njihovega dela.
Glavne naloge upravnega osebja
Naloge upravnega osebja so raznolike, vendar se bomo osredotočili na nekatere najpomembnejše.
- Vsi, ki so povezani z vsakodnevnim vodenjem: Papirologija dokumentov, priprava poročil ali računovodskih zapiskov.
- Podpora vodstvu: V tem primeru lahko vključimo vse potrebne dejavnosti za pomoč vodstvu pri vsakodnevnem delu. Na primer priprava dokumentov.
- Pozornost javnosti: Navadno opravljajo tudi naloge strank ali javne službe. Od osebnega in osebnega do tistega, ki ga opravite po e-pošti ali digitalnih platformah.
- Usklajevanje z drugimi oddelki: Upravno osebje običajno medsebojno komunicira, tako da so vsi poglobljeni v postopek, ki vključuje celotno organizacijo.
Izbira in usposabljanje upravnega osebja
Ko smo jasni s konceptom in različnimi obveznostmi upravnega osebja, je čas, da ga izberemo in po potrebi usposobimo.
Izbor
Glede izbirnega postopka je treba upoštevati naslednje točke:
- Najprej je treba jasno določiti izbirne postopke, minimalne kvalifikacije in druge zahteve za dostop do delovnega mesta.
- Po izvedbi tega koraka se izberejo kandidati. Primerno je izvajati objektivne preizkuse, kot so izpiti, in subjektivne, na primer osebne razgovore.
- Od tega trenutka naprej, ko je izbrana prava oseba, mora biti jasno navedeno, kakšne bodo njene odgovornosti. Poleg tega bi morali vedeti, kdo so vaši neposredni šefi, in postopke za pritožbe ali predloge.
Nastanek
Glede usposabljanja je treba upoštevati naslednje:
- V večini primerov se običajno zahteva določena predhodna kvalifikacija, na primer cikli poklicnega usposabljanja ali univerzitetne diplome.
- Po drugi strani pa je dopolnilno usposabljanje na delovnem mestu bistvenega pomena. Osebje mora biti usposobljeno za posebne veščine, povezane z njihovim položajem.
- Zato je treba predhodno usposabljanje kombinirati s tistim, ki je neposredno povezano z dejavnostmi, ki jih je treba izvesti. Prvo je osnova, na kateri se razvija druga.
Primer upravnega osebja
Za konec si oglejmo nekaj primerov v različnih vrstah organizacij.
- Osebje, ki skrbi za pozornost javnosti v mestnem svetu, regionalni ali državni upravi.
- Tisti izvajalci, ki opravljajo ankete.
- Ljudje, ki oskrbujejo stranke v telefonskem podjetju.
- Upravna podpora v finančnem oddelku.
- Bančniki.
