Vrste naročil so različne oblike zahtev za nakup materiala ali storitev, ki jih podjetje pošlje svojim dobaviteljem.
Pomembno je povedati, da zahtevo za naročila oddaja nabavna služba podjetja. Ta naročila so oblikovana v skladu z zahtevami za materiale in storitve oddelkov proizvodnje ali skladišča.
Proizvodni oddelek te zahteve postavi ob upoštevanju, da organizacija dobavlja blago in storitve, ki bodo potrebni za izvedbo proizvodnega procesa.
Medtem skladišče ali oddelek skladišča to počne, da ima potrebno razpoložljivost izdelkov. To, da bi zadovoljili zahteve kupcev, ki kupujejo izdelke, ki jih podjetje prodaja.
Vrste naročil
Obstajajo različne klasifikacije naročil, med najpomembnejšimi lahko omenimo naslednje:
1. Pod pogoji, določenimi med strankama
Glede na pogoje med strankama lahko naročila razvrstimo na:
do. Pogojni vrstni red
Pogojno naročilo je seveda vrsta naročila, katerega izpolnitev je omejena z nizom komercialnih pogojev, ki jih kupec zahteva od prodajalca. Ti pogoji so lahko nekatere ugodnosti, kot so popusti, načini plačila, roki dobave in pogoji glede prihodnosti povpraševanja.
Zato bo izpolnitev posla odvisna od sprejetja pogojev pogodbe s strani prodajalca. To pomeni, da se ta obrazec za naročilo imenuje predlog naročila.
b. Trdno naročilo
Tovrstno naročilo se zgodi, ko se kupec in prodajalec dogovorita o vseh določenih pogojih. Za skladnost ne zahteva kakršnih koli pogajanj ali sprememb. To glede na to, da so bili predhodno določeni vsi pogoji in je bila podpisana ustrezna pogodba. Dokument je že naročilo.
2. Z zahtevanim predmetom
Glede na zahtevani predmet so lahko naročila:
do. Zahteva za storitve
Seveda gre za formalno zahtevo stranke za opravljanje storitve ali naloge. Ta funkcija lahko vključuje materiale, ki so potrebni za izvajanje naloge, ali pa tudi ne. Če materialov ne vključite, je za stroške materiala odgovoren vlagatelj naročila.
b. Naročilo materialov
Vrstni red materialov uporabljajo podjetja, ki zahtevajo, da določeni izdelki ali materiali opravljajo svoje naloge in lahko delujejo. Lahko so tovarne, ki materiale preoblikujejo v izdelke, ali distribucijska podjetja, ki prodajajo izdelke. To pomeni, da se materiali lahko porabijo ali dopolnijo zaloge izdelkov.
3. Po namembnosti materiala
Naročila so lahko odvisna od cilja zahtevanega materiala:
do. Nadomestni nalog
Nedvomno naročila za dopolnitev zahteva skladišče ali oddelek skladišča podjetja. Te zahteve so narejene zato, da se ohrani minimalna količina zalog, ki jih podjetje potrebuje. To je za učinkovito izpolnjevanje rutinskih zahtev notranjih ali zunanjih kupcev podjetja.
b. Izredna zahteva potrošnika
Izredno naročilo je mogoče ustvariti, ko ima podjetje v postopku skladiščenja ustrezno raven zaloge teh materialov. Ker pa podjetje pričakuje večjo porabo ali večje povpraševanje, oddaja izredna naročila. Na ta način ji uspe ustrezati z ustreznim izpolnjevanjem zahtev trga.
4. Z naročilnico
Glede na obrazec so naročila razvrščena kot:
do. Običajno naročilo
Očitno je običajno naročilo oddano na običajen način, da kratek čas pokrije dobavo. Ta čas je lahko od tedna, meseca ali udeležbe v določeni sezoni. Na splošno se ta naročila oddajo v skladu s politiko oskrbe, ki jo uporabljajo podjetja. To pomeni, da se odzivajo na običajno ponudbo, ki jo zahteva organizacija.
b. Načrtovano naročilo
Po drugi strani pa je načrtovano naročilo narejeno na podlagi preteklih podatkov o nakupih podjetja, ob upoštevanju rednih obdobij za oddajo naročil. Na ta način se zmanjšajo stroški upravljanja in nabave materiala. To pa zato, ker podjetje pri načrtovanju naročil kupuje v velikih količinah.
Seveda je pri tej vrsti naročil potreben nadzor nad datumi, določenimi za dobave, saj lahko neuspeh v odpremi vpliva na količino zalog.
c. Odprto naročilo
Preprosto naročilo se zgodi, ko se zavežemo, da bomo kupili materiale in izdelke v velikih količinah. Dobave pa potekajo v manjših količinah z razmikom dobavnih rokov. Ta naročila lahko obravnavajo približne količine, ki jih pridobimo postopoma.
Kako lahko formalizirate katero koli vrsto naročila?
Naročila je treba formalizirati, da bodo skladna z njimi. Najpogostejši načini potrditve naročila so naslednji:
1. Uporaba telefona
Najprej lahko potrdite naročilo s telefonsko komunikacijo. Da pa je naročilo formalizirano, je po potrditvi po telefonu primerno uporabiti pisni dokument.
2. Uporaba pisnih komunikacijskih sredstev
Drugič, uporaba pisnih medijev. Najpogostejše oblike pisnega komuniciranja so pisma, faks in e-pošta. Prednost pisnih obrazcev je, da so vsi pogoji formalno vzpostavljeni med kupci in prodajalci.
3. Opomba o naročilu
Tretjič, obvestilo o naročilu je natisnjen dokument, ki vsebuje najpomembnejše podatke za lažji vnos informacij in pospešitev postopka. To olajša postopek nakupa in prodaje.
4. Preko trgovskega zastopnika
Naročilo je mogoče tudi formalizirati, ko komercialni agent dostavi obrazec in je nato podpisan za izpolnitev.
Na koncu lahko rečemo, da obstajajo različne vrste naročil. Ti so prilagojeni posebnim potrebam in zahtevam vsakega podjetja. Zdaj bi moralo biti jasno, da mora ne glede na vrsto naročila, ki se uporablja, naročilo jasno vsebovati vse prodajne pogoje, ki so pomembni za podjetje.
Te pogoje, kot so cene, popusti, roki dobave, kakovost in vsi drugi, ki bi lahko bili zanimivi, je treba določiti čim natančneje. To, da ne bi prišlo do različnih interpretacij.