Računovodske knjige so tisti dokumenti, v katerih se odražajo in odražajo vse ekonomske, finančne in računovodske informacije podjetja. Se pravi, da se v računovodskih knjigah pojavijo vsi potrebni podatki, da lahko razumemo ekonomsko-finančno delovanje podjetja.
Te knjige se občasno posodabljajo v sorazmerju z obračunskim letom. Ko se začne novo poslovno leto, nastanejo tudi nove knjige. Na primer, v letu 2016 je podjetje podatke zabeležilo v knjige tega leta. Na začetku leta 2017 se šteje, da so knjige leta 2016 dokončane in nastajajo nove, ki bodo knjige leta 2017. V nekaterih državah proračunsko leto ne sovpada s koledarskim letom
Tradicionalno so se v računovodskih knjigah informacije odražale na papirju. Vendar pa je z vzponom novih tehnologij že začel sprejemati računovodske knjige v digitalni ali računalniški obliki.
Knjigovodske knjige so lahko obvezne ali prostovoljne.
T računObvezne knjigovodske knjige
Obstaja vrsta računovodskih knjig, ki so obvezne, ker jih zakonodajalec vzpostavi. Čeprav je eno ali drugo mogoče določiti v vsaki državi, so najpogostejše naslednje:
- Dnevnik: Vse dejavnosti, ki jih izvaja družba, so obračunane. Vizualno je konfiguriran kot zaporedje računovodskih postavk, razvrščenih kronološko.
- Inventarna knjiga: Vključuje tako imenovano ravnovesje vsot in saldov poskusnih bilanc. Z drugimi besedami, vsi računi s stanjem podjetja (sredstva, obveznosti, neto vrednost, odhodki in prihodki) se občasno posodabljajo. Zadnje stanje zneskov in bilanc mora sovpadati z bilanco stanja za letne računovodske izkaze. Poleg tega mora inventarna knjiga vsebovati otvoritveno stanje in tako imenovani inventarni inventar, torej fizične enote, ki sestavljajo inventar podjetja, in njihovo vrednotenje (z uporabo katere koli od sprejetih metod vrednotenja).
- Letni računovodski izkazi: So poročila, ki odražajo ekonomsko-finančne informacije podjetja. Obstaja 5 dokumentov: bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz sprememb lastniškega kapitala, izkaz denarnih tokov in spomin. Letni računovodski izkazi se sestavijo enkrat letno, torej se ne občasno spreminjajo, tako kot prejšnji.
Obvezne računovodske knjige je treba deponirati in legalizirati v Registru trgovskega blaga. Poleg tega jih je morala predhodno potrditi skupščina.
Preverjanje ravnotežjaProstovoljne knjigovodske knjige
Obstaja še ena vrsta računovodskih knjig, pri katerih zakonodajalec ne ugotavlja njene obveznosti. Vendar pa so te računovodske knjige za notranje poslovanje podjetja zelo koristne in lahko izboljšajo učinkovitost podjetja. V prostovoljnih računovodskih knjigah ni nobene obveznosti odobritve s strani partnerjev, niti obveznosti pologa in legalizacije v Registru trgovskega blaga. Najpogostejši so naslednji:
- Knjiga: Predstavlja povzetek vseh računov knjige. Vizualno je konfiguriran v obliki črke T, pri čemer upošteva vsa gibanja, ki vplivajo na bremenitev in dobropis ustreznega računa. Daje nam zelo praktično vizualno podobo stanja, ki ga ima račun kadar koli v letu. Stanje je razlika med obremenitvijo in dobropisom, ki je stanje obremenitve, kadar je obremenitev večja od dobroimetja in dobroimetje, kadar je dobroimetje večje od obremenitve. Knjigo bi sestavljali vsi T-ji računovodskih računov (kot je tisti, ki ga vidimo spodaj).
- Druge pomožne knjige: Med ostalimi prostovoljnimi knjigami najdemo bančno knjigo (ki odraža gibanje bank), blagajno (ki odraža gibanje gotovino ali gotovina - plačila in izterjave), ročnostna knjiga (kjer se odraža in kronološko ureja zapadlost računov, ki jih je treba plačati in pobrati) itd.