Upravljanje znanja je proces, ki sledi sistematičnemu, logičnemu in organiziranemu redu za izdelavo, prenos in uporabo znanja.
V bistvu se upravljanje znanja, ki se uporablja za organizacije, zgodi, ko se znanje in izkušnje prenesejo z ene osebe ali skupine na drugo osebo ali skupino, ki je del organizacije.
Zato je upravljanje znanja olajševalni sistem, ki prenaša individualne in kolektivne izkušnje. Te izkušnje so del znanja o človeških virih, ki delujejo v organizaciji. Namen je zagotoviti, da to znanje postane dodana vrednost za podjetje in mu omogoča trajnostno prednost pred ostalimi.
Ker znanja ni mogoče obravnavati kot nekaj izključnega za vsakega zaposlenega. Znanje se deli in postaja pomembna prednost podjetja. Z izmenjavo znanja ga lahko uporabljajo vsi, kar podjetjem omogoča, da povečajo svojo učinkovitost in produktivnost.
Z drugimi besedami, upravljanje znanja podjetjem omogoča dodajanje vrednosti izdelkom in storitvam, ki jih prodajajo trgu. Zaradi te dodane vrednosti se bistveno ločijo od konkurence.
Ali so informacije enake znanju?
Pojasniti moramo, da informacije in znanje ne pomenijo istega.
1. Informacije
Nedvomno informacije zajemajo vrsto podatkov, ki so strukturirani glede na njihovo ustreznost in namen. Informacije so sporočilo, ki se posreduje osebi ali skupini ljudi, ki so del organizacije. To sporočilo se posreduje za dosego predlaganih ciljev.
2. Znanje
Medtem ko je znanje skupek znanja, ki ga je pogosto težko sporočiti. Iz tega razloga je treba v organizaciji razviti vrsto priročnikov, tabel, diagramov in katerega koli drugega orodja za njihovo posredovanje.
Po drugi strani pa se znanje nenehno razvija. Razvija se z interakcijo z ljudmi, ki jo uporabljajo, in okoljem, v katerem organizacija deluje. Tako se znanje nenehno dopolnjuje in izboljšuje.
Vrste znanja
Obstajata predvsem dve vrsti znanja:
1. Izrecno
Dejansko je eksplicitno znanje vrsta znanja, ki doseže določeno stopnjo formalizacije v času izdelave dokumentov, pravil, kodeksov in norm. To omogoča poenostavitev postopka prenosa z usposabljanji in tečaji za formacijo, ki jih je treba trajno ponuditi za človeške vire.
2. Tiho
Zdaj je tiho znanje tisto znanje, ki ga ima vsaka oseba, ki je del podjetja, in je povezano z pridobljenimi izkušnjami in veščinami. Za vsako podjetje je zelo pomemben, vendar je težje komunicirati in deliti.
Posledično gre za neopredmeteno sredstvo in ga je težko formalizirati. Ker vključuje vrsto prepričanj, vrednot, intuicije in čustev. Iz tega razloga ga je težko formalizirati z besedami, saj je zunanji s pomočjo čustvenih dejanj.
Prednosti uporabe upravljanja znanja
Organizacije, ki pravilno uporabljajo upravljanje znanja, izkoristijo naslednje prednosti:
1. Enostaven dostop do koristnega in ustreznega znanja
Prvič, ko se uporablja pravilno upravljanje znanja, lahko vsi v organizaciji hitro dostopajo do znanja. To znanje je koristno in ustrezno.
Dejansko lahko vsakdo z enostavnim dostopom do znanja, ki obstaja v organizaciji, jasno ve, kdo ima tiho ali razumljeno znanje. In znano je, kje najti eksplicitno znanje, torej tisto, ki ga je treba natančno in natančno določiti.
2. Časovno zmanjšanje
Drugič, s pravilnim upravljanjem znanja je mogoče zmanjšati čas, ki ga podjetja porabijo za razvoj novih izdelkov. Podobno je potrebno manj časa za izboljšanje obstoječih izdelkov. In tudi čas reševanja nastalih težav je minimaliziran.
3. Zmanjšanje stroškov
Tretjič, stroški se na splošno zmanjšajo, ker se odpravijo stroški, povezani s ponavljajočimi se napakami. Če dobro poznate procese, se naredi manj napak in poveča se učinkovitost podjetja.
4. Upravljanje posodobljenega in inovativnega znanja
Če se upravljanje znanja uporablja pravilno, se lahko koristno in ustrezno znanje nenehno obnavlja. To omogoča, da se znanje, s katerim ravnajo zaposleni v organizaciji, vedno posodablja. Prav tako bo znanje vedno inovativno, da se bo podjetje bolje odzvalo na spremembe, ki se lahko pojavijo.
Kateri so najpomembnejši elementi upravljanja znanja?
Seveda je znanje v lasti ljudi ali človeškega kapitala, ki je del organizacije. Vendar pa so najpomembnejši elementi, ki jih zanima upravljanje znanja, veščine in informacije, ki jih imajo ljudje.
Na splošno vsi vemo, da je znanje, ki ga ima človeški kapital podjetja, življenjski in odločilen vir za organizacijo. Ker bo od dobre ali slabe uporabe in uporabe tega odvisen uspeh ali neuspeh podjetja.
Seveda to znanje predstavlja znanje organizacije. Če podjetju to neopredmeteno sredstvo uspe pravilno izkoristiti, lahko doseže uspeh. Zato je nujno, da se to znanje shrani in organizira v informacijskih sistemih podjetja.
Ko obstaja dobro strukturiran informacijski sistem, je do tega znanja mogoče dostopati hitro in učinkovito. Vse to olajša odločanje v kateri koli situaciji ali težavi, s katero se lahko soočimo.
Orodja za upravljanje znanja
Glavna orodja, ki jih je mogoče uporabiti pri upravljanju znanja, so:
- Izobraževanje podjetij: Vključuje vse vrste tečajev in delavnic, ki jih zaposleni opravijo zunaj podjetja. To je formalni postopek prejemanja znanja, zato so lahko celo obiskovali univerze.
- Upravljanje s spretnostmi: To je strateški model, v katerem se določajo in upravljajo spretnosti in odnosi, ki jih morajo imeti zaposleni v organizaciji. To za dosego zastavljenih ciljev
- Upravljanje informacij: Nanaša se na informacijske sisteme, ki so informacije naročili in organizirali. Tako da zlahka doseže vse, ki to zahtevajo, in je tako postopek odločanja lažji.
- Učenje v organizaciji: Motivira kolektivno učenje, tako da nastane proces nenehnih inovacij. Kadar se razume, da napake niso neuspeh, ampak da napake pomagajo k nenehnemu izboljševanju podjetja.
- Konkurenčna inteligenca: Gre za ohranjanje stikov s trgi, da bi našli nove poslovne priložnosti. Na enak način podjetju omogoča, da predvidi tveganja, ki lahko vplivajo nanj, in se z njimi sooči na ustreznejši način.
Na koncu lahko rečemo, da je uporaba upravljanja znanja koristna za vsako podjetje. Ker omogoča organizaciji uporabo boljših strategij, praks, tehnik in rešitev. Rezultat tega je povečanje učinkovitosti in produktivnosti organizacije. Prav tako se s standardizacijo postopkov izboljša odločanje.
