Prenos je dejanje, ki ga opravi oseba, s katero odgovornost za izvajanje naloge ali odločitev, za katero je pooblaščena, prenese na drugo osebo, ki jo mora izvesti. Z drugimi besedami, to je dejanje zaupanja naloge, ki ustreza osebi, pooblaščeni za drugo osebo.
Delegiranje je torej akcija, ki se izvaja na številnih področjih, med drugim na področju politike, poslovanja, izobraževanja. S tem dejanjem oseba, ki je pooblaščena za izvedbo vrste nalog, eno ali vse naloge dodeli drugi osebi, ki jih mora opraviti. V tem smislu oseba, ki je odgovorna za izvedbo vrste nalog, to razmerje v celoti ali delno zaupa drugi osebi, ki mora omenjene naloge opraviti v njenem imenu ali v njihovem imenu.
Kot smo že povedali, je prenos poslov zelo pogost v poslovnem svetu, ko vodja del svojih funkcij prenese na drugo osebo, ki jih mora opraviti. Vendar je delegat zelo pogost na drugih področjih, kot so gospodarstvo na splošno, izobraževanje, politika in druga okolja.
Delegat
Oseba, na katero je preneseno pooblastilo, se pravi, ki mu je zaupano izvajanje določene naloge ali odločitev, je znana kot "delegat". Ta mora zato prevzeti naloge, ki so mu bile dodeljene, in jih tudi pravilno opraviti.
Delegat je torej oseba, ki pred določeno nalogo, dogodkom ali dogodkom trajno ali obstojno zastopa odgovorno osebo ali samo organizacijo. Dejstvo pa je, da je delegat lahko tudi trajno imenovan za izvajanje vrste nalog in postopkov. To je primer sindikalnega delegata v podjetju, ki mora pred vodji zastopati interese sindikata in delavcev. Na enak način razredni delegat, ki mora ves čas svojega mandata zastopati interese učencev pred učitelji in upravnim odborom izobraževalne ustanove.
Delegat je lahko demokratično izvoljen, tako kot v svetu izobraževanja, ali pa ga lahko imenuje določena oseba, ki ima sposobnost delegacije.
Značilnosti delegatov
Ker mora biti delegat oseba, ki ima funkcije, ki nosijo odgovornost, mora imeti vrsto značilnosti in sposobnosti. Med njimi izstopajo:
- Darilo ljudi in sposobnost enostavne komunikacije.
- Dober odnos z ekipo.
- Sposobnost vodenja ekip.
- Izkazati morate empatijo.
- Biti mora odgovoren in izpolnjevati naloge.
- Izkazati morate odnos do dialoga.
- Mora biti spoštljiv in spoštovati ekipo.
- Biti mora zgled in zagovarjati interese tistega, ki je prenesel pooblastilo za izvajanje naloge.
Delegacija v podjetju
Hierarhične strukture, kjer je šef tisti, ki sprejema vse odločitve, v poslovnem svetu vedno bolj izumirajo. Da bi spodbudili produktivnost in navdušenje med delovno silo, so številni menedžerji začeli dodeljevati naloge preostali delovni sili, da bi spodbujali dobro delovno okolje ter sodelovanje in motivacijo zaposlenih.
V tem smislu vse več menedžerjev naloge prenaša na svoje osebje, da bi spodbudili njihovo sodelovanje in se tako motivirali pri delu. Ti dolgo iskani rezultati so se uresničili v poslovnem svetu. Iz tega razloga so svetovalci za upravljanje ugotovili, da te vrste nalog delujejo in izboljšujejo motivacijo zaposlenih. Zato je delegiranje v podjetjih vse pogostejše.
S prenosom delegiranja pa je vodenje podjetja bolj strogo, menedžerji pa lahko prevzamejo odgovornost za upravljanje, tako da lahko druge naloge zaupajo menedžerjem, ki v njihovem imenu opravljajo navedena opravila.
Prednosti in slabosti prenosa pooblastil v podjetju
Med prednostmi in slabostmi delegiranja v korporacijski svet je treba izpostaviti naslednje.
Med prednostmi:
- Prihranek časa.
- Diverzifikacija tveganj.
- Spodbujanje motivacije in sodelovanja.
- Spodbujanje empatije in dobrega delovnega okolja.
- Ustvari prenos znanja med člani ekipe.
- Razvoj timskega dela.
- Spodbuja konkurenčnost in produktivnost.
Med slabostmi:
- Lahko povzroči zamudo pri dostavi.
- Kakovost se lahko poslabša.
- Zavzetosti lahko primanjkuje.
- Lahko izniči odnos med zaposlenimi.
- Lahko spodbudi napetosti med člani.
- Odsotnost komunikacije lahko privede do izgub.
Kako začeti z delegiranjem?
Zdaj, ko vemo, kaj je delegiranje, pa tudi njegove prednosti in slabosti, si to upate storiti?
Če je odgovor pritrdilen, poglejmo, kako bi lahko začeli prenašati naloge svoji skupini:
- Najprej določite tiste naloge, ki jih želite prenesti.
- Razbiti duševne ovire, ki preprečujejo prenos.
- Opredelite cilje in pričakovane rezultate kandidata.
- Določite funkcije, ki sestavljajo te naloge.
- Izberite tiste profile, ki najbolje zajemajo te funkcije.
- Poleg učnega načrta izberite najboljšega kandidata, ki preučuje njihove profile.
- Upravlja in spodbuja dobro komunikacijo s pooblaščenim upraviteljem.
- Redno spremljajte naloge in stopnjo dosežkov.
- Nazadnje, in če jih delegat sprejme, vam bomo svetovali, kako jih izboljšati.