Eisenhowerjeva matrika je grafični prikaz, ki prikazuje naloge, ki čakajo na njihovo izvedbo, vendar to tako, da jih razvrsti po stopnji pomembnosti teh nalog. Na ta način omogočajo njihovo organiziranje po pomembnosti.
Eisenhowerjeva matrika je grafični prikaz, kjer je prikazan dvoosni kvadrant. Te osi prikazujejo stopnjo pomembnosti in nujnost za vsako nalogo. V tem smislu nam kvadrant pomaga razvrščati naloge, odvisno od njihove pomembnosti in dobavnih rokov. Hkrati pa po drugi strani omogoča organizacijo dela, tako da lahko na hitro organiziramo celotno delo v teku.
Eisenhowerjeva matrika je sestavljena iz štirih blokov.
Kot smo že rekli, njegova klasifikacija določa naloge glede na nujnost, ki jo taka naloga zahteva, in njihov pomen.
Kako je zasnovana Eisenhowerjeva matrika?
Vedeti moramo, da je Eisenhowerjeva matrika, kot smo rekli, sestavljena iz štirih kvadrantov.
V prvem kvadrantu so tako najpomembnejše kot nujne naloge. V tem smislu govorimo o najpomembnejših projektih, ki zahtevajo večjo pozornost, pa tudi nujnost pri njihovi izvedbi. To so prednostne naloge pri izvedbi.
V drugem kvadrantu bi bile naloge, ki so pomembne, vendar zahtevajo manj nujnosti. Kvadrant, ki vključuje tiste naloge, ki jih je treba opraviti v daljšem časovnem obdobju, vendar zahtevajo veliko pozornosti, zato nam lahko ta kvadrant pomaga, da smo proaktivni pri delu. Te naloge morajo biti načrtovane s ciljem preprečevanja.
Po drugi strani pa imamo v tretjem kvadrantu tiste naloge, ki sicer niso pomembne, vendar zahtevajo večjo nujnost. V tem smislu moramo paziti, da teh nalog ne postavimo v prvi kvadrant. Določa tiste, ki so kljub nujnosti, ki jo potrebujejo, manj pomembne. Te lahko prenesete na druge ljudi.
Nazadnje četrti kvadrant sestavljajo tiste naloge, ki niso niti nujne niti pomembne. V tem smislu govorimo o najmanj pomembnem kvadrantu matrike. No, pri opravljanju teh nalog moramo vedeti, da so te zadnje, na katere je namenjena pozornost. Te je v mnogih primerih mogoče odpraviti.
Da bi dobili bolj vizualno idejo, je predstavljen primer, kako bi izgledala Eisenhowerjeva matrika:
Kako deluje Eisenhowerjeva matrika?
Vedeti moramo, da ima tako kot katera koli matrica tudi Eisenhowerjeva matrica posebno funkcijo, ki jo določi avtor, ki nam pomaga, da njeno matrico naredimo in jo tudi pravilno uporabimo.
V tem smislu imamo, kot je prikazano v njeni grafični predstavitvi, štiri kvadrante, razporejene v dve osi, ki merijo stopnjo pomembnosti in nujnosti vseh naših nalog.
Prvi kvadrant, kot je razvidno iz njegove opredelitve, bo vključeval tiste naloge z največjo prednostjo, ki nam na določen način pomagajo doseči tiste prednostne cilje, ki bodo določali doseganje naših ciljev. V ta kvadrant bomo zato vključili krize, ki zahtevajo takojšnjo rešitev, težave, ki zahtevajo hitro rešitev, pomembne projekte, ki so pomembnejši.
Drugič, drugi kvadrant se osredotoča na tiste pomembne, a ne nujne dejavnosti. V tem smislu bomo vključili naloge, povezane z opazovanjem novih priložnosti, vzpostavljanjem odnosov, pa tudi druge pomembne naloge, ki pa ne zahtevajo nujnosti.
Tretjič, imamo tretji kvadrant, ki vključuje naloge, ki niso pomembne, vendar zahtevajo nujnost. V ta kvadrant bomo med drugim vključili telefonske klice s strankami, e-pošto, sestanke in institucionalne dejavnosti.
Na četrtem in zadnjem mestu imamo četrti kvadrant. Vključuje naloge, ki niso ne pomembne ne nujne, zato mu ne bomo dali večjega pomena, kot ga že ima. Ta kvadrant lahko vključuje vidike, kot so daljši zajtrk v pisarni, nekateri klici, ki ne prispevajo ničesar, e-poštna sporočila, ki med drugim nimajo nobene zveze z delovno aktivnostjo, ne-delovnimi aktivnostmi.
S temi štirimi kvadranti in z dobro razporeditvijo nalog je cilj, da delavec poveča svojo produktivnost in učinkovitost.
Cilji Eisenhowerjeve matrike
Kot smo že povedali, je treba z izvajanjem omenjene matrike izpolniti vrsto ciljev.
V tem smislu bi lahko vključili naslednje cilje, na primer tiste, ki jih ta matrica v glavnem zasleduje:
- Povečana produktivnost.
- Večja učinkovitost in uspešnost pri upravljanju nalog.
- Doseči cilje pravočasno.
- Organizirajte delo na boljši način.
- Večja koncentracija na prednostni nalogi.
- Krizno upravljanje.
- Disciplina.
- Nadzor.
- Pogled.
Med številnimi drugimi cilji, ki jih je mogoče doseči z uporabo omenjene matrike.
