Upravljanje projekta je tista disciplina, katere namen je uporabiti vrsto znanja, vključno z orodji ali tehnikami, za dosego cilja in njegovo uspešnost.
Na ta način vas skrbi predvsem to, da pride do uresničitve. Zaradi tega je dobro vodstvo nujno. Vedeti moramo, kaj si želimo, kako si to želimo, kdaj si to želimo ali kakšna sredstva moramo to doseči. Seveda ne smemo pozabiti na razlog, zakaj ga izvajamo, na zadovoljevanje potreb trga.
Potreba po vodenju projektov
Vodenje projektov je bolj potrebno kot kdaj koli prej v globaliziranem svetu. Konkurenčni trgi, potrebe potrošnikov (raznolike in včasih nepredvidene) ali pritiski drugih konkurentov zahtevajo učinkovito in uspešno upravljanje. Zato je priročno, da ta vidik poznamo poglobljeno.
Iz zgoraj navedenih razlogov je več kot priporočljivo preučevati znanost, ki nas uči, kako izvesti vodenje projekta. Ne samo inženirji, ekonomisti ali arhitekti, ampak tudi vsi, ki sodelujejo pri projektih, morajo biti usposobljeni za njihovo pravilno upravljanje.
Pet faz pri upravljanju projekta
Vsak projekt ima vrsto faz, ki jih mora poznati režiser, da ga lahko pravilno vodi. To bi bile tiste, prikazane spodaj.
- Prvi je določiti cilje, ki jih je treba doseči. To je morda temeljno, da vemo, kaj želimo. Podrobni morajo biti glavni, najbolj splošni in posebni cilji, ki to pomagajo doseči.
- Analiza stanja. Da bi vedeli, kako priti do tega, kar želimo, si moramo jasno predstavljati, od kod izhajamo. Vedeti moramo svoje prednosti in slabosti ter tudi priložnosti in grožnje, ki jih ponuja okolje. SWOT (ali SWOT) matrika vam lahko pomaga.
- Strategija, ki ji je treba slediti. To je zaključek prejšnjega oddelka. Izhajamo iz znanja o tem, kaj imamo ali v čem smo dobri in ne tako dobri. Po drugi strani pa vemo, kaj ponuja trg in kakšne so ovire. Zdaj moramo začeti pot in za to moramo izbrati ustrezno strategijo.
- Ko je izbran, ga je treba izvesti. Ta stopnja je bistvena, ker nam bo ponudila povratne informacije, da bomo vedeli, ali nam gre dobro ali ne. Posredoval nam bo ustrezne informacije za zadnjo fazo.
- Povratne informacije. Čas je, da izvemo rezultat strategije in vemo, ali nam je uspelo. V nasprotnem primeru lahko izvedemo ustrezne korektivne ukrepe. Iz tega razloga je pomembno, da obstaja način za izračun možnih odstopanj.
Načrt upravljanja projekta
Že vemo, kakšna je smer projekta, njegov pomen ali glavne faze. Zdaj je čas, da vse damo v dokument, načrt upravljanja, zakaj je pomembno, da to storimo? Ker je zapisano, da ga lahko pregledamo, bo služil kot vodilo in ga bo lažje prenesti vsem. Poročilo bi lahko imelo naslednje dele.
- Načrtovanje. Določiti morate cilj, urnike in vse ustrezne informacije, kot so stroški in pričakovani donos. Ta del načrta bi bil tisti, ki bi omogočil poznavanje obsega samega projekta.
- Integracija. Zdaj se morate odločiti, kaj bo počel vsak član ekipe. Seveda je treba upoštevati njihove predloge in mnenja. Ta del bi bil zagonski del.
- Na koncu bi bil še formalni del. V njem mora načrt pregledati in odobriti generalno vodstvo, s čimer se strinja z ostalimi direkcijami.
Primer vodenja projektov
Predstavljajmo si, da želimo izvesti projekt. Revija, ki so jo napisali študentje in je povezana z različnimi akademskimi predmeti, vključno z ekonomijo. Poglejmo, katere faze je treba upoštevati:
Kot vidimo na sliki, je prva faza glavni in pomožni cilj, ustvarjanje revije in kako bomo to storili. Drugi nam bo omogočil vedeti, ali obstajajo na trgu še kakšni podobni ali s čim ali s kom (sodelavci). Tretjič, podrobno moramo opisati strategijo, ki jo bomo upoštevali, kako jo bomo ustvarili, kateri strežnik najeti itd. Četrti korak je izvajanje strategije, spustite se v pisanje. Peti bi bil, da bi videli, kaj smo storili narobe, in to popravili.
Dejansko so faze upravljanja projekta enostavne. Težko je uresničiti jih, predvsem pa biti uspešni na tej poti. A tako kot vse v življenju je tudi tu treba pretehtati tveganja in se odločiti, kaj je za nas najboljše.