Skrbnik je oseba, ki je odgovorna za izvajanje upravne naloge s pomočjo načrtovanja, organiziranja, usmerjanja in nadzora vseh nalog znotraj družbene skupine ali organizacije za doseganje ciljev z učinkovito uporabo virov.
Vendar je vodja oseba, ki poveljuje skupini, ki vodi, in usklajuje uporabo redkih virov in nalog znotraj organizacije za doseganje najboljših rezultatov.
Nedvomno ima skrbnik zelo pomembno vlogo znotraj skupine ali organizacije, saj bo način, kako upravlja z viri in nalogami, odločilen za doseganje predlaganih ciljev. Naloga skrbnika močno vpliva na uspešnost in uspešnost ustanov katere koli vrste.
Poleg tega mora skrbnik učinkovito in ustrezno uporabljati vse človeške, tehnične, finančne, kognitivne in materialne vire, ki so na voljo v organizaciji; da bi dobili največ koristi.
Zato mora imeti skrbnik določene lastnosti, da lahko pravilno opravlja svojo funkcijo, mora imeti voditeljski odnos, znanje in izkušnje o tem, kar počne. Poleg tega je pomembna tudi sposobnost odločitve za natančno in takojšnje ukrepanje, kadar je to primerno.
Spretnosti, ki jih mora imeti skrbnik
Ljudje, ki opravljajo težko administrativno nalogo, morajo imeti naslednje sposobnosti za pravilno opravljanje svojega dela.
1. Človeške veščine
Ker so človeške spretnosti povezane s sposobnostjo, da mora biti skrbnik sposoben delati z drugimi ljudmi, se zahteva, da morajo biti sposobni poslušati, pokazati spoštovanje do drugih, imeti moč samokontrole, biti razumevajoči , empatičen, strpen, zgovoren in dober motivator, da lahko pravočasno posredujete povratne informacije. Biti mora izvrsten vodja, saj bo od tega odvisen rezultat dela drugih.
2. Tehnične spretnosti
Po drugi strani pa mora imeti skrbnik znanje in obvladanje tehnik, ki mu pomagajo, da svoje delo izvaja in izvaja na najučinkovitejši možni način. To vam zagotavlja specifično znanje v zvezi s postopki in delom, ki ga je treba opraviti.
3. Konceptualne spretnosti
Te spretnosti pomagajo skrbniku, da razume vedenje ljudi in vse težave organizacije. Vse to prispeva k temu, da lahko organizacijo vizualiziramo kot enoto, saj vemo, katere funkcije je treba izvajati, in kako se medsebojno dopolnjujejo.
Kakorkoli, konceptualne spretnosti so povezane z idejami, mislimi in sklepanji, ki se uporabljajo za iskanje rešitev ali diagnosticiranje situacije.
4. Politične veščine
Po drugi strani pa so politične veščine bistvene, da lahko prevzamejo vodstveni položaj, ki služi promociji njihovih idej in vplivanju na druge. To vam omogoča doseganje visokih zmogljivosti, dobro ovrednotenje in plezanje položajev ter napredovanja.
Položaji, ki jih mora opravljati skrbnik
Glede na pomembnost dela, ki ga opravlja skrbnik, morajo zasedati naslednje položaje:
1. Položaj vodje
Predvsem mora biti skrbnik vodja, saj mora skrbnik pri vseh svojih funkcijah vzdrževati odnos z osebjem organizacije, saj mora v okviru svojih nalog zaposlovati, usposabljati, disciplinirati in motivirati zaposlene. Na enak način služi kot povezava med različnimi položaji v organizaciji.
2. Položaj poročevalca
Prav tako mora skrbnik vedeti, kako deluje njegova organizacija in druge organizacije, ki so v njegovem okolju. Se pravi, skrbnik je kanal, ki se uporablja za prenos informacij vsem ljudem, ki so del organizacije. Prav tako lahko delujete kot tiskovni predstavnik organizacije in drugih zunaj organizacije.
3. Položaj agenta za odločanje
Poleg tega je skrbnik odgovoren za sprejemanje najpomembnejših odločitev v organizaciji in od njih bodo odvisni ukrepi, ki jih je treba sprejeti.
Odločitve so lahko:
- Podjetniške odločitve: Običajno jih sprejmejo pri načrtovanju in zagonu novega projekta.
- Odločitve pri reševanju težav: Ko pride do težav, težav ali sprememb. Takojšnji nadzor je treba iskati, preden se lahko spremeni v krizo.
- Odločitve o dodelitvi sredstev: So zelo pomembne odločitve, saj vsaka organizacija dela z redkimi viri, zato se je nujno odločiti, ker imajo vsi viri alternativno uporabo.
- Odločitve o pogajanjih: Pojavijo se, kadar pride do razlik in gre za dosego dogovora, zato so odločitve skrbnika temeljne.
Skrbniške funkcije
Glavne funkcije, ki jih mora izvajati skrbnik, so:
1. Načrtovanje
V zvezi z načrtovanjem skuša ta funkcija v bistvu vnaprej določiti, katero smer se bo upoštevalo, da bi predlagane cilje dosegli na najučinkovitejši način. V tej vlogi skrbnik pridobi vizijo prihodnosti, določi doseganje pričakovanih ciljev in izbere način ukrepanja.
2. Organizacija
Glede te funkcije je sestavljen organizacijski načrt, določene so odgovornosti in obveznosti vsake osebe, ki je del skupine; kot tudi način izvajanja nalog in zaporedje, ki ga je treba upoštevati.
To pomeni, da so funkcije, ki jih mora opravljati vsaka oseba, dodeljene, saj so te naloge potrebne za doseganje ciljev in so zato dodeljene najbolje usposobljenim ljudem, ki jih opravljajo, jih ustrezno razdelijo, pravilno usklajujejo dejavnosti in seveda zagotavljajo potrebna sredstva.
3. Naslov
V resnici se ta funkcija izvaja z vplivom, ki ga skrbnik povzroči na vse ljudi, da dosežejo cilje. V tej vlogi je zelo pomembno, da izvajamo vodstvene sposobnosti, da ljudi s komunikacijo in pravilno motivacijo prepričamo k sodelovanju in s tem doseganju ciljev.
4. Izvedba in nadzor
Izvršitev pomeni, da se vse načrtovano in organizirano uresniči, zato je treba ljudi motivirati za izvajanje dejavnosti, ki jim ustrezajo. Po drugi strani nadzor omogoča merjenje uspešnosti na podlagi predlaganih ciljev, tako da se lahko po potrebi sprejmejo korektivni ukrepi.
Kontrola preveri, ali dejavnosti, ki so podane v resnici, sovpadajo z načrtovanimi, nato se izvede primerjava merjenja dobljenih rezultatov z načrtovanimi.
Na koncu lahko trdimo, da je skrbnik zelo pomemben del vsake organizacije, saj je njegovo delo odločilno za doseganje ciljev organizacije, ker je skrbnik tisti, ki je odgovoren za izvajanje funkcij načrtovanja, organizacija, vodenje in nadzor vseh virov znotraj institucije.