Zemljevid procesov je diagram, ki vam omogoča grafični prikaz vseh procesov, ki se izvajajo v organizaciji, in njihovih medsebojnih povezav.
Seveda diagram omogoča opazovanje vseh procesov, ki se razvijajo v podjetju. Prav tako faze, ki sestavljajo vsak proces na določen način. S tem je pridobljena skupna vizija vseh vidikov, povezanih z vsakim postopkom.
Poleg tega si lahko ogledate vse medsebojne odnose med fazami posameznega procesa. Kot tudi povezave med vsemi procesi, ki se odražajo v enem grafu, ki je karta procesov.
Z drugimi besedami, grafika predstavlja splošno vizualizacijo sistema, ko je organizirano celotno podjetje. To skozi svoje procese in medsebojne odnose.
Koraki za ustvarjanje zemljevida procesa
Najpomembnejši koraki za izdelavo zemljevida procesa so:
1. Razmejitev procesov
Kot vsi vemo, je postopek lahko zelo obsežen, zato je priročno pravilno razmejiti. To pomeni, da je treba pri razmejitvi postopka izdelati shemo, ki zbira vse elemente sistema, ki jih je treba predstaviti. Shema omogoča preprost in jasen pregled tega obsežnega procesa.
2. Identifikacija elementov
Po drugi strani pa je element vse, kar lahko vpliva na proces in sistem kot celoto. To so lahko vidiki, kot so infrastruktura podjetja, pa tudi elementi, ki so potrebni na vhodu in izstopu vsakega procesa. Zemljevid procesov prikazuje vse te elemente in razmerja, ki so vzpostavljena med njimi.
3. Identifikacija operativne proge
Podobno identifikacija operativne ali funkcionalne črte omogoča opazovanje zaporedja, ki ga je treba upoštevati za izvedbo vsakega postopka. Zato je v zemljevidu postopka mogoče določiti strukturo in poti, ki jih je treba upoštevati v operativni liniji.
4. Dodajte procese podpore
Seveda lahko podporni procesi pomagajo pri delovanju operativne in upravljavske linije. Vsi podporni procesi pomagajo izboljšati delovanje celotnega sistema, zato jih je treba prilagoditi operativni liniji. Podporni procesi so praviloma upravne dejavnosti.
5. Dodajte procese, ki vplivajo na sistem
Namesto tega v organizaciji obstajajo procesi, ki lahko vplivajo na delovanje celotnega sistema. Zato se v tem koraku v proces dodajo vsi funkcionalni organi, ki vplivajo na celoten sistem. To bi lahko bila področja, kot so povratne informacije in kakovost, ki vplivajo na celoten postopek na splošno.
Zakaj je narejen procesni zemljevid?
Razvoj zemljevida procesov lahko podjetju prinese številne koristi, najpomembnejše pa so:
- Vedeti, kako se trenutno razvijajo naloge in delovna mesta v organizaciji.
- Povečajte kakovost vsega, kar počnete v podjetju.
- Izboljšajte procese, ki se izvajajo v organizaciji.
- Ustvarjajte in razvijajte nove in drugačne načine dela, zlasti v kriznih časih.
- Izmerite in ocenite, kaj se počne. Nato z rezultati okrepite akcije in uspešnost.
Simbologija, uporabljena v procesnih zemljevidih
Na procesnem zemljevidu se uporablja veliko število simbolov, vsak pa ima svoj pomen. Nekateri najpogosteje uporabljeni simboli so:
1. Puščice
Puščice dejansko kažejo smer, po kateri se pretakajo tokovi. Pomaga pri branju diagrama poteka, ker kaže smer postopka. Na primer od leve proti desni ali od zgoraj navzdol.
2. Pravokotniki
Pravokotniki pa predstavljajo funkcijo, ki jo je treba izvesti in izvesti. Uporablja se zelo pogosto, ker prikazuje dejanje, operacijo ali nalogo, ki jo je treba izvesti.
3. jajčniki
Po drugi strani pa ovali označujejo začetek ali konec procesa. So točke v diagramu poteka, ki kažejo, kje začnete in kje končate. Običajno je samo en začetek, lahko pa imajo več končnih točk za vsak korak.
4. Diamanti
Tudi diamanti predstavljajo pomembno točko, na kateri je treba sprejeti odločitev. Puščice, označene z da ali ne, na splošno izhajajo iz te slike. Seveda iz vsakega diamanta pride samo ena puščica.
Z drugimi besedami, vsaki odločitveni točki sledi puščica z oznako da ali ne. Druga možnost je lahko resnična ali napačna.
5. Paralelogram
Podobno uporaba paralelograma odraža vhode in izhode procesov v diagramih pretoka.
Vrste postopkov
Procesi, ki jih je mogoče prikazati na zemljevidih procesov, so:
1. Ključni procesi
Najprej so ključni procesi usmerjeni v dodajanje vrednosti. Zato so neposredno povezani z blagom in storitvami, ki jih ponuja podjetje. Zato stranka neposredno ceni rezultate teh procesov.
Seveda so ti procesi ključni, ker veliko funkcionalnih področij poseže, da bi se lahko izvedlo, in zato zahtevajo več sredstev.
Poleg tega gre za procese, ki pomagajo dosegati cilje, oblikovati politike, uporabljati strategije in splošno delovanje podjetja.
2. Strateški procesi
Drugič, strateško procese vzpostavi višje vodstvo, saj opredeljuje, kako organizacija deluje in kako ustvarja vrednost. Služijo kot podpora zlasti pri odločanju o strateškem procesu. Strateški proces vključuje načrtovanje, izvajanje strategije in nenehno izboljševanje organizacije.
3. Podporni procesi
Tretjič, podporni procesi podpirajo ključne procese in strateške procese. Bistveni so za doseganje ciljev vseh procesov in celotnega sistema podjetja.
Na koncu lahko ugotovimo, da je zemljevid procesov bistvenega pomena za globalno vizijo delovanja organizacije in vseh njenih procesov. Pomaga razumeti in jasno opredeliti funkcije in akterje, ki jih opravljajo. Vse to ob upoštevanju organizacije kot upravljanja procesov, ki so med seboj povezani za doseganje končnega rezultata.