Vodenje projektov je postopek, ki zagotavlja, da se projekt razvija od začetka do konca z vsemi dodeljenimi sredstvi in v predvidenem času.
Vodenje projektov je disciplina, ki se je naučimo predvsem iz izkušenj. V nasprotju s tem, kar se dogaja pri poslovnem vodenju na splošno, ni toliko povezane bibliografije.
In to je, da imajo projekti lahko različne narave; komercialne, okoljske, pravne, izobraževalne itd. in za vsako področje obstajajo omejitve in dejavniki, ki bi lahko vplivali na to, da se projekt spremeni v prvotni zasnovi, podaljša v času ali v virih.
Značilnosti vodenja projektov
Težko je to poudariti v definiciji, vendar bi jo bilo mogoče poenostaviti na naslednji način.
Projekt ima cilj, ki ga je treba razčleniti na več bolj specifičnih. Da, zelo podobno preiskavi, toda v tem primeru morajo biti za vsak poseben cilj vsaj naslednje komponente:
- Čas izvedbe.
- Cilj izvršitve.
- Povezani viri.
- Čas izvedbe (na primer od marca do decembra, vključno z vsemi neradnimi dnevi, kot so prazniki in prazniki).
- Kazalniki spremljanja.
- Odgovoren za ta cilj.
Zelo uporabno orodje za vodenje projektov je Ganttov diagram, ki vam omogoča grafično vizualizacijo projekta in vsako njegovo stopnjo razdeli v barvi.
Druga zelo pomembna točka je stalno spremljanje in načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih za vsak primer posebej.
Pri oblikovanju projekta je dobro narediti seznam možnih tveganj in ukrepov, ki jih je treba sprejeti, če jih želimo uresničiti. Tako boste lahko hitro ukrepali brez improvizacije.
Nenehno si oglejte dejavnosti in proračun
Izvajanje dejavnosti mora biti skladno z dosedanjim odstotkom proračuna, zato je pomembno določiti stopnje. Na primer projekt s tremi stopnjami:
- 1: Od marca do junija 30% dejavnosti in 20% proračuna
- 2: Od junija do septembra 50% dejavnosti in 50% proračuna
- 3: Od oktobra do decembra 100% dejavnosti in 100% proračuna
Ob zgornjem bi bilo nevarno, če bi bilo na primer v 2. fazi izvedenih le 40% dejavnosti in kljub temu porabljenih 50% proračuna. Tako ostane 10-odstotno zmanjšanje sredstev, ki jih je treba prilagajati, projekt pa ostaja ranljiv za nadaljnje spremembe.
Še eno branje tega primera je, da se zadnja četrtina izvaja zelo gibčno in intenzivno, saj je polovica projekta razvita, zato je zelo pomembno, da ga spremljamo.
Na splošno velja, da se projekti sorazmerno izvajajo. To pomeni, da so dejavnosti enakomerno porazdeljene v celotnem obdobju, v resnici pa je to odvisno od vrste izvedenega projekta.
Če gre za izobraževalni projekt, je treba to logično prilagoditi mesecem, v katerih so učenci v šoli, pri čemer pustite mesece počitnic proste ali z manj dejavnostmi.
Drug pomemben primer je povezan z vremenom. Na primer, gradbeni projekti v zimskih mesecih zamujajo, ker dež ali mraz povzroča spremembe in nujne primere.
Skratka, vodenje projektov zahteva predhodno oceno na finančnem, tehničnem, okoljskem, pravnem in komunikacijskem področju, da bi ugotovili, kakšen vpliv bo imelo na okolje ali kakšne udarce bi lahko utrpelo med svojim razvojem.
Zato so projekti vsakič sestavljeni iz multidisciplinarnih skupin, ki prispevajo znanje z različnih področij z namenom zmanjšati negotovost in doseči želeno izvedbo v predvidenem času. To bi bilo na koncu uspešno vodenje projektov.