Diagram poteka - kaj je to, opredelitev in koncept
Diagram poteka ali diagram poteka je sestavljen iz slike ali grafa, ki s simboli predstavlja vrsto procesov ali skupino dejavnosti.
Zato je glavna uporabnost diagrama poteka na prvi pogled postopek, ki je lahko zapleten.
Na ta način vsaka oseba, ki sodeluje v njem, ve, kaj je njegova naloga. S tem je mogoče povečati učinkovitost in zmanjšati možne incidente.
Prednosti diagrama poteka
Tovrstni diagrami imajo številne prednosti, ki so naslednje:
- Najprej preprostost. Na eni sami sliki bomo imeli dovolj informacij, da bomo vedeli, kaj moramo storiti in se o tem odločiti.
- Drugič, omogoča nam, da poznamo tiste točke, kjer lahko obstaja težava, in lahko ustrezne izboljšave naredimo naknadno in jih izvedemo.
- Tretjič, olajša osebne odnose med vpletenimi ljudmi. Zaradi tega je pri skupinskem delu (tudi virtualnem) izjemno koristno. Vsaka stranka je jasna glede svojega dela v postopku.
- Četrti in zadnji, takšen način predstavitve procesov olajša razumevanje različnih protokolov, ki se izvajajo v podjetju.
Kako narediti diagram poteka
Ko iščemo preprostost in jasnost, se ne moremo preveč zapletati. Včasih najdemo tovrstne diagrame, ki namesto da bi pojasnili, zmedejo. Zato je priročno upoštevati nekaj osnovnih priporočil:
- Načrtovati. Vse del načrta. Da bi si ustvarili podobo procesa, moramo biti jasni glede korakov, ki jih bomo izvedli. Biti mora čim bolj podroben in boljši, če je napisan.
- Izberite. Ko nam je jasno, kam želimo iti, moramo izbrati pot. Za to se odločimo, kako jo bomo predstavili, s kakšnimi barvami, oblikami ali dizajnom. Ker ne bi smel biti le preprost, pomembno je tudi, da je privlačen na pogled.
- Teči. Ta korak je morda najpomembnejši. Ustvariti ga moramo in to z logiko. Primer, ki ga bomo videli na koncu, je preprost primer, a resnični procesi so lahko zelo zapleteni.
- Preverite in izboljšajte. Tako kot vse v življenju je tudi diagram poteka mogoče izboljšati. Zato je pred objavo v podjetju priporočljivo poslušati drugo in tretje mnenje. Poleg tega bo po uvedbi zagotovo treba izboljšati.
Primer diagrama poteka
Zamislimo si službo za vzdrževanje, ki izdela diagram poteka, da bo vedela, kaj storiti v primeru električne nesreče.
Družba ima dve varnostni fazi, ki ju je treba preveriti, da se odpravijo napake. Seveda je to preprost primer, ki pokaže, kako deluje. Številka bi bila približno takšna:
Vidimo lahko, da so prednosti diagrama poteka jasne. To je enostavno razumeti, omogoča nam, da vemo, kako vedno ukrepati, in če dodamo imena odgovornih, tudi kdo naj kaj naredi.
