Upravna mapa je sklop dokumentov, ki so podlaga za odločanje upravnega organa o upravni odločbi.
Upravno datoteko morajo sestavljati vsi ustrezni dokumenti, ki pomagajo javni upravi pri reševanju vprašanja. Z drugimi besedami, vključevati mora vse uredbe, dogovore, teste, mnenja in celo obvestila.
Dokumenti, ki NE spadajo v upravno datoteko
Obstajajo nekateri dokumenti, ki jih zaradi nepomembnosti ne bi smeli vključiti v upravno datoteko:
- Dokumenti, ki vsebujejo subjektivna mnenja ali ocene.
- Pomožne ali podporne pripravljalne informacije, ki ne zagotavljajo novih informacij.
- Notranja komunikacija med uradniki javne uprave.
- Neobvezna poročila.
Značilnosti upravne mape
Glavne značilnosti so:
- Upravni spis je seznanjen z vsemi dokumenti, ki zbirajo upravne postopke ali postopke od začetka ravnanja po uradni dolžnosti s strani uprave ali na zahtevo stranke.
- Spodbuja, da je ta datoteka elektronska in ne na papirju.
- Da bo ta upravna datoteka izpolnila svojo funkcijo, je organizirana kronološko in posamično.
- Dokumenti so folirani in vsaka folija mora biti parafirana.
- Začetek kakršnega koli postopka se začne z oblikovanjem datoteke, v kateri se zbirajo osnovni podatki.
- Ti spisi so razlog za upravne akte ali sporazume. Na te akte ali sporazume se je mogoče pritožiti pred sodišči. Zato ta spis služi kot dokaz za morebiten pregled pred sodišči sodno-upravne pristojnosti.
Pošiljanje spisa sodiščem
Pomemben vidik tega upravnega spisa, ki kronološko vključuje vse postopke, je predložitev sodiščem, kadar se izpodbijajo upravni akti. Kako se opravi ta pošiljka z vsemi garancijami?
- Spis mora poslati upravni organ, ki se je nanj opiral pri narekovanju izpodbijane tožbe.
- To datoteko morate poslati v kratkem roku, ki ga določa upravna zakonodaja.
- Če spis ni poslan sodišču, da lahko preveri, ali je upravni akt, ki temelji na isti zadevi, v skladu z zakonom, lahko sodnik zaradi neupoštevanja kaznuje javno upravo.
Vrste datotek
Glavne vrste datotek so:
- Sodni spisi: Začnejo s predstavitvijo zahtevka, ki ga oblikujejo pravosodni uradniki. Spis se konča, ko sodnik odloči o spisu ali izda kazen. Če mora odvetnik vedeti, v kateri fazi postopka je vaš primer, lahko prosite sodišče, da dostavi celoten spis, da boste lahko poznali vse podrobnosti sodnega postopka.
- Skrbniške datoteke: Lahko nastanejo kakršne koli vrste. Lahko je disciplinske narave. Datoteka je bila na primer odprta uradniku, ki ni izpolnil svojih nalog. Lahko pa je tudi reševanje peticije državljana. Odprta je bila na primer datoteka za pridobitev državljanstva.
- Policijska kartoteka: Ta datoteka je po svoji naravi kazniva, saj je njena naloga zbiranje potrebnih informacij, da se ve, ali je storjeno kaznivo dejanje, ki bo predloženo sodniku in je v skladu s sodnim spisom.