Obseg projekta je nabor postopkov, potrebnih za zaključek projekta. V tem smislu postopki, kot so njegovo načrtovanje, izvedba in nadzor. Obseg določijo zainteresirane strani v projektu.
Ko organizacija razmišlja o projektu, mora opraviti nekaj predhodnih ocen. To je primer finančne ocene projekta, pravne, okoljske, socialne, ekonomske ocene itd. Dokler se na koncu in ko so v teh opisanih vrednotenjih dosegli ugodni rezultati, ni odločeno, da začnemo projekt.
Toda začetek projekta poleg evolucije pomeni tudi opredelitev polmera delovanja projekta in vsega, kar je potrebno za njegovo izvedbo. Zaradi tega je pomembno, da poznamo njegovo področje uporabe in ga vnaprej določimo.
Obseg ciljev
Projekt je lahko od metode za reševanje problema, izboljšanje položaja organizacije do naložbe v nekaj, kar bo v prihodnosti prineslo koristi. Pomembno pa je vedeti, da projekt ne bo rešil vseh vidikov organizacije, temveč samo tiste, v katerih so povezani njegovi cilji.
Če se na primer podjetje odloči zgraditi novo skladišče za skladiščenje zalog, bo ta projekt rešil težave s prostorom, zalogami, proizvodnjo (ker če ima več prostora za shranjevanje, lahko proizvede malo več) in hitrejšo distribucijo.
To je posledica večje razpoložljive zaloge, ki bo omogočila pogostejšo odpremo izdelkov. Vendar ta projekt ne sme vplivati na kakovost proizvedenih izdelkov, saj so njegovi cilji povezani z zalogo, prostorom in skladiščenjem. A ne v prejšnji proizvodni verigi.
Obseg zainteresiranih strani
Obseg projekta je postopek, ki se načrtuje z ljudmi, ki jih projekt zanima, bodisi zato, ker v njem sodelujejo neposredno (inženirji, računovodje, nadzorniki in menedžerji) bodisi zato, ker ta projekt financirajo.
Določitev obsega deležnikov je pomembna, saj določa, kako in kdaj bodo sodelovali v projektu.
- Inženirji v fazi načrtovanja in nadzora.
- Računovodje med izvajanjem za nadzor stroškov;
- Nadzorniki med fazo izvrševanja naloge
- In vlagatelji pred, med in po njem, vendar le zaradi odgovornosti.
To omogoča, da projekt ne posega pretirano z osebnimi hvaležnostmi, tako da lahko vsak udeleženec sodeluje na način, ki mu ustreza.
Obseg dejavnosti
Dejavnosti projekta, od njegove zasnove, zasnove, faze izvedbe do zaključne faze, je treba opredeliti s seznama in poznejših programov, skupaj z ustreznimi vodji, finančnimi in operativnimi viri. V tem smislu lahko za boljše spremljanje posamezne faze uporabimo Ganttov diagram ali programska orodja za upravljanje projektov.
Obseg dejavnosti pa omogoča razmejitev časa projekta, potrebnih ljudi ter finančnih in nefinančnih virov za njegovo izvedbo.
Ali je mogoče spremeniti obseg projekta?
Seveda ja. In zelo verjetno je, da projekt zahteva spremembe obsega, saj je zelo težko določiti povsem samozavestno izhodišče, ker so dejavnosti in viri načrtovani, ne da bi vedeli, kakšne možnosti se lahko pojavijo.
V tem smislu je pomembno, da vse zainteresirane strani ponovno sodelujejo pri spremembah obsega projekta, da se strinjajo in seznanijo z novim programiranjem in prilagoditvami.
Vendar ni dober znak, če bi preveč spreminjali obseg projekta, saj kaže, da je bilo veliko vidikov, ki niso bili predvideni. Zato je vzrok za nezmožnost tehničnega načrtovanja.
V tem smislu je priporočljivo, da se pri preučevanju obsega projekta, če zainteresirane strani nimajo dovolj izkušenj za njegovo opredelitev, vključi strokovnjak s tega področja ali podobni projekti, da poda svoje ocene in priporočila. Tudi na ta način lahko zmanjšamo tveganje, da bi morali nenehno spreminjati projekt. No, če je tako, bi s tem porabili več virov, hkrati pa bi se podaljšali čas za njihovo dokončanje in pridobitev ugodnosti.
Odgovornosti v okviru projekta
Načelo vodstvenega nadzora je določiti ljudi, odgovorne za vsako strateško usmeritev. Tako je pri vodenju projektov pomembno vedeti, kdo bo odgovoren za posamezno fazo. Na ta način lahko zahtevate poročila za nadaljnje ukrepanje pri vodenju projektov. Poleg tega bomo lahko vedeli, ali se pravilno izvaja v orodju projektnega cikla.
Odgovorni so tisti, ki bodo lahko opozorili, če je treba podaljšati čas, povečati sredstva ali ljudi.
Skratka, obseg projekta je predhodna struktura časa, virov, ljudi, ciljev in pričakovanih rezultatov projekta, ki se razvije s skupino ljudi, ki sodelujejo in / ali bodo imeli koristi od tega.
Čeprav se obseg projekta lahko spreminja, ga je priporočljivo načrtovati prožno in z realnim pogledom na njegovo izvedbo in rezultate. Cilj tega ni trpeti razočaranj, ki niso bila predvidena z zadostno tehnično strogostjo.