Zmanjševanje stroškov je praksa, vgrajena v DNK vsakega podjetja. Danes se moramo boriti, da bomo vedno bolj konkurenčni. Osvetljevalni procesi, stave na inovacije, optimizacija virov in uporaba IKT (informacijske in komunikacijske tehnologije) so nekatere ključne točke, ki sestavljajo kazalo podjetniškega priročnika.
Ena od aplikacij IKT v poslovnem svetu je upravljanje z dokumenti, ki zmanjšuje stroške in čas.
Podjetje obravnava veliko število dokumentov, ki se po potrebi prenesejo iz enega oddelka v drugega ali po potrebi shranijo, da jih lahko po potrebi rešijo. Zato je najpomembnejši vrstni red. Ti dokumenti se kopičijo vedno več, zasedejo prostor in naloge vloge naredijo osnovno nalogo. Preveč papirja, ki bi ga lahko zmanjšali z informatizacijo, kar bi koristilo okolju in podjetju samemu.
Rešitev prihaja iz roke IKT, razvijajmo se in informatizirajmo dokumentacijo podjetja. Dobro upravljanje dokumentov nam bo prihranilo stroške in tveganja njihovega shranjevanja, poleg tega pa bo olajšalo prenos in uporabo informacij.
Poglejmo si podrobneje, iz česa je sestavljeno to upravljanje z dokumenti.
Upravljanje dokumentov je sestavljeno iz zunanjega izvajanja nalog, povezanih z dokumenti podjetja. Zanje bo zadolženo podjetje, specializirano za upravljanje dokumentov.
Katere storitve ponuja podjetje, namenjeno upravljanju dokumentov?
Najprej sprostite prostor na polici. V svojih skladiščih hranite vse tiste dokumente, ki niso potrebni vsak dan, vendar jih je treba hraniti. Da jih nekega dne potrebujete, jih lahko dobite brez težav. Razvrščeni so tako, da jih po potrebi zlahka najdemo.
Druga prednost je digitalizacija dokumentov, ki jih ustvarite natančno, in njihov vnos v bazo specializiranega podjetja, od koder lahko datoteke kadar koli in z lahkoto (razvrščene po različnih področjih) dobite s katerega koli pooblaščenega terminala in delate z jih hitreje.
Druga storitev, ki jo ponujajo podjetja za upravljanje dokumentov, je varno uničenje dokumentov, ki niso več potrebni. Morda se zdi preprosta naloga, toda če sprostite prostor, znižate stroške in za to gre.
Skratka, vstop v skupino za upravljanje dokumentov stavi na racionalizacijo procesov. Dandanes postaja vse bolj pomembno, saj se podjetja zavedajo, da za preživetje v močni konkurenci ne potrebujejo samo inovacij v končnem izdelku ali storitvi, temveč tudi v svoji strukturi, da bodo učinkovitejša.