Faze upravnega postopka so načrtovanje, organizacija, vodenje in nadzor.
V tem prispevku bomo razvili in razložili faze upravnega postopka. Kot je navedeno v konceptu upravnega postopka, moramo razlikovati med fazami in fazami. Mehanska faza (načrtovanje in organizacija) in dinamična faza (usmerjanje in nadzor).
Zelo pomembno je razumeti vsako stopnjo v zaporedju. Vse stopnje so pomembne in medsebojno povezane.
Oris faz upravnega postopka
Za še lažje razumevanje smo pripravili ta oris upravnega postopka:
1. Načrtovanje
Načrtovanje je sestavljeno iz tistega dela, ki je odgovoren za to, kako bo nekaj narejeno. To pomeni, da odgovorite na vprašanja, kot so:
- Kaj želimo doseči?
- Kaj moramo storiti, da dosežemo svoj cilj?
- Kdo bo vodil vsak del procesa za dosego cilja?
- Kdaj in v kakšnem roku bo izvedena posamezna akcija?
- Katere vire potrebujemo?
- Kje lahko dobimo vire?
- Kakšni so stroški teh virov?
- Kakšne zastoje lahko imamo in kako jih bomo rešili, če se pojavijo?
- Kaj storimo, ko se soočimo z neuspehom, ki ga nismo predvideli?
Skratka, gre za vse, za kar se moramo odločiti, preden začnemo. Brez načrtovanja bomo tekli brez cilja. In kako vemo, sploh ni pomembno, da tečemo zelo hitro, če nimamo načrta.
2. Organizacija
Ko načrtujemo, je čas za organizacijo. Poenostavljeno je, da razdelite naloge. Nekako osmislite vsa vprašanja, na katera smo poskušali odgovoriti v fazi načrtovanja. V tej fazi upravnega postopka je treba rešiti nekaj vprašanj:
- V kakšnem vrstnem redu bomo poskrbeli za naloge?
- Kdo bo odgovoren za vsako nalogo?
- Ali bomo naloge opravljali skupaj ali bo vsak odgovoren za eno stvar?
- Ali jih bomo pri sprejemanju odločitev sprejemali demokratično?
- Ali bo hierarhija vodoravna ali navpična?
Čeprav se ta vprašanja morda zdijo del načrtovanja, je poudarek na tem, da se koncept prenaša čez. To pomeni, da gre za del, ki določa, kako je vse organizirano. Se pravi, katera organizacijska načela se izvajajo, ko se izvaja.
3. Naslov
V nasprotju s tem, kar mnogi mislijo, vodstvu ni treba voditi ene same osebe. Lahko bi jo vodila tudi usmerjevalna skupina. Vendar je vodstvo odgovorno za pomoč, posredovanje, podporo ali motiviranje dela, ki se opravlja.
Tako so na primer direktorji zadolženi za vplivanje na člane projekta. Bodisi jim pomagali, jim dali alternative ali se izognili konfliktom med različnimi deli organizacije.
4. Nadzor
Nadzor je natančneje opredeljen kot spremljanje rezultatov in njihovo merjenje z zanesljivimi meritvami. Torej, na podlagi uveljavljenih meritev bo organizacija poskušala slediti dejavnostim, da bi ugotovila, ali se načrtu sledi.
Recimo na primer, da je vaš letni prodajni cilj 10.000. V načrtu je določeno, da je treba v mesecu januarju za dosego cilja opraviti 1.000 prodaj. Preverjanje, ali se tem vmesnim ciljem sledi, nam pomaga nadzorovati, da je glavni cilj izpolnjen.