Upravljanje procesov je pristop, ki obravnava organizacijo kot mrežo povezanih in medsebojno povezanih procesov. Zato je to način upravljanja organizacije, ki temelji na procesih, ki se izvajajo.
Nedvomno je postopek zaporedje dejavnosti, katerega namen je dodati vložku vrednost za doseganje rezultata ali rezultata. Vsa proizvodnja mora ustrezati potrebam ali zahtevam notranje ali zunanje stranke podjetja.
Seveda mora vsak postopek, bodisi preprost ali zapleten, velik ali majhen, imeti vhod, transformacijo in izhod. Vhod je kateri koli vir ali vložek, ki ga je treba transformirati. Transformacija je delovni proces, ki dodaja vrednost vložkom in dobi rezultat. Rezultat predstavlja končni rezultat, na primer blago ali storitev, ki uspe zadovoljiti potrebe.
Poleg tega je procesno usmerjeno upravljanje v nasprotju s tradicionalno strukturo funkcijskih organizacij. Temeljna ideja je dodati vrednost notranjim in zunanjim strankam. Iz tega razloga si prizadevamo za nenehno izboljševanje vseh procesov z njihovo identifikacijo, opisom in dokumentiranjem.
Kako veste, ali je dejavnost postopek?
Dejansko vseh dejavnosti, ki se izvajajo v podjetju, ni mogoče šteti za postopek. Če želite dejavnost obravnavati kot postopek, morate:
1. Imejte jasno poslanstvo in namen
Vsaka dejavnost, ki je razvrščena kot proces, se mora odzivati na poslanstvo in namene organizacije. Te dejavnosti se morajo odzivati na to, kar podjetje pričakuje.
2. Dejavnost mora biti natančno opredeljena
Vsi člani organizacije morajo natančno vedeti, kako je treba izvesti vsak postopek. Tudi ko najamete novega zaposlenega, lahko imate dostop do dokumentiranih virov, ki kažejo, kako se posamezna dejavnost izvaja.
3. Vsebovati mora vhode in izhode
Seveda mora vsak postopek imeti vhodne surovine ali surovine, ki jih je treba spremeniti v končni rezultat. Ta rezultat je tisto, kar je znano kot rezultat procesa, ki doda vrednost za notranje in zunanje stranke.
4. Določite lahko dobavitelje, kupce in končni izdelek
Seveda bodo dobavitelji vsi, ki dobavljajo surovine ali surovine za izvedbo postopka. Naročnik bo prejemnik blaga ali ustvarjene storitve. Medtem ko je končni izdelek rezultat vrednosti, ki jo ustvari proces.
5. Dejavnost lahko razdelimo na naloge ali podprocese
Vsak postopek ima lahko eno ali več nalog, ki jih bo izvedel eden ali skupina ljudi, odgovornih za njegovo izvajanje.
6. Se lahko dokumentira
Vse te dejavnosti je mogoče dokumentirati z uporabo metodologije upravljanja procesov, pri čemer se opredelijo časi, viri in stroški. Ves ta dokumentiran zapis zagotavlja skladnost s standardi kakovosti.
7. Ima razporeditev odgovornosti
Seveda je postopek razdeljen na naloge, ki jih je treba izvesti v oddelku ali v več oddelkih podjetja. Vsaka dejavnost bi morala dodati vrednost notranjim strankam, če govorimo o podprocesu, ali zunanja, če gre za končno fazo izhoda iz procesa. Na vsakem koraku mora biti odgovorna oseba za vsak izhod.
Zakaj je pomembno, da temelji na procesu?
Logično je domnevati, da upravljanje procesov opredeljuje procese, ki jih je treba izvesti na predhodno strukturiran način, in jih nenehno pregledovati, da bi našli možnosti za izboljšave. To pa, če se procesi organizacije nenehno izboljšujejo, pomaga izboljšati celotno funkcijo organizacije.
Osredotočenost na procese dejansko omogoča celovit vpogled v delovanje podjetja na splošno in v svetu. Prav tako se zaveda, da mora imeti podjetje vodoravno strukturo, da se lahko popolnoma odzove na cikel procesa.
Poleg tega vsi procesi iščejo zadovoljstvo kupcev. Ko govorimo o mikroprocesu, vključuje samo notranje procese, ki zadovoljujejo potrebe notranjih kupcev. Zdaj makro proces vključuje tako notranje kot zunanje procese za zadovoljevanje notranjih in zunanjih strank organizacije.
Podobno bo s poudarkom na procesih podjetje lahko doseglo konkurenčno prednost, saj tovrstna administracija daje prednost zadovoljstvu kupcev. To pomeni, da so podjetja prisiljena povečati svojo učinkovitost. Posledično je nujno, da si organizacije prizadevajo za nenehno izboljševanje svojih procesov in posledično podjetja na splošno, ki ponujajo boljše rešitve za težave strank.
Prednosti vodenja procesov
Upravljanje procesov ima naslednje prednosti:
1. Zmanjšajte nepotrebne notranje stroške
Za začetek lahko podjetje znotraj svojih procesov zmanjša nepotrebne stroške, saj lahko odpravi naloge ali korake, ki ne dodajajo vrednosti. Torej, če se odpravijo nepotrebni koraki, se odpravijo tudi stroški.
Z odpravo dejavnosti, ki ne ustvarjajo dodane vrednosti, postane postopek natančnejši in podjetje se lahko bolj osredotoči na izpolnjevanje zahtev, potreb in pričakovanj strank. Vse skupaj prihrani vire, kot so čas, denar in človeški napor.
2. Skrajšajte dobavne roke
Nato se lahko časi izvedbe ali časi skrajšajo z določitvijo izpadov procesnega cikla. Zaradi tega so procesi izločeni in racionalizirani.
3. Izboljša kakovost in storitve, ki jih zazna stranka
Po drugi strani pa stranka z izboljšanjem kakovosti in ponujenih storitev bolje zadovolji svoje potrebe. Zagotavljanje, da stranke želijo ohranjati odnos s podjetjem.
4. Vključite dodatne storitvene dejavnosti
Prav tako ta pristop zelo enostavno dodaja dodatne ugodnosti za stranke. Ti agregati storitev imajo nizke stroške in jih stranka zlahka zazna.
Značilnosti organizacij, ki uporabljajo upravljanje procesov
1. Proces prevladuje nad strukturo
V prvi vrsti podjetja, ki uporabljajo procesno vodenje, menijo, da struktura podjetja ni nič drugega kot infrastruktura za izvajanje procesov. Zato dajejo pomen procesom in strategije so oblikovane na podlagi procesov.
2. Njegova organizacija je prečna
Drugič, upravljanje procesov omogoča, da se organizacije konfigurirajo kot skupek ali sistem procesov in podprocesov, ki omogočajo doseganje ciljev. Glavni cilj vseh procesov je ustvariti vrednost za kupca.
3. Uporaba informacij
Tretjič, organizacije zelo cenijo informacije o različnih procesih in dejavnostih, ki jih je treba izvesti. Stalni pretok informacij je bistvenega pomena za uspešno delovanje v vseh procesih in pri splošnem poslovanju podjetja.
4. So generatorji vrednosti
Končno so organizacije, ki uporabljajo upravljanje s procesi, generatorji vrednosti. Iz istega razloga, ker temelji na postopkih, je vsak izhod dodana vrednost s proizvodi in storitvami, ki jih ponujajo. In to je temeljni namen vsakega procesa.
Koraki upravljanja procesa
Najpomembnejši koraki pri izvajanju upravljanja procesov so:
1. Informacije, usposabljanje in sodelovanje
Upravljanje procesov je nov način upravljanja. Zato je nujno, da so vsi pred izvajanjem postopkov obveščeni in usposobljeni. Poleg tega morajo biti vsi obveščeni o ciljih, ki jih išče proces, kakšne so njegove stopnje in kakšno sodelovanje je potrebno.
2. Identifikacija procesov
Seveda je treba postopke jasno prepoznati. Zato je treba sestaviti seznam vseh izvedenih postopkov. Vsak postopek mora imeti:
- Ime.
- Dejavnosti in koraki, ki jih morate sprejeti.
- Zemljevid postopka.
3. Izbira ustreznih postopkov
Treba je opozoriti, da so ustrezni procesi tisti, ki dodajo največ vrednosti in so zelo pomembni za učinkovito poslovanje podjetja. Iz tega razloga pomembno vplivajo na strateške cilje podjetja.
4. Vzpostavite odgovornega
Ko so določeni ustrezni procesi, jim je dodeljen upravitelj. Odgovorna oseba mora imeti odgovornost in samostojnost, potrebne za izpolnitev strateških ciljev.
5. Analiza procesa in odkrivanje težav
Vsak postopek se analizira, ne glede na to, ali izpolnjuje predlagane cilje ali ne. Če jih kdo od njih ne izpolni in predstavlja težavo, jih je treba ustrezno preoblikovati.
6. Popravek težav
Ko so ugotovljene težave, ki najbolj vplivajo na cilje in stranke, se zanje poišče rešitev. To opredeljuje ukrepe, ki jih je treba upoštevati, da ne bi vplivali na uspešnost procesa in na organizacijo kot celoto.
7. Uporaba kazalnikov
Na koncu bodo procesi redno ocenjeni. Od te ocene bo odvisno, ali izpolnjujejo predlagane kazalnike. Kazalniki so zelo pomembni za analizo dejanske uspešnosti procesov in za določitev šibkih točk. Vse to za uporabo korektivnih ukrepov.
Za konec lahko rečemo, da upravljanje procesov povečuje učinkovitost organizacij. To pa zato, ker bo njen uspeh odvisen od ustreznega izvajanja njegovih procesov, ki morajo biti jasno dokumentirani. Predvsem pa morajo biti usmerjeni v ustvarjanje vrednosti za kupca.