Upravni postopek je sklop faz (načrtovanje, organizacija, usmerjanje in nadzor), katerih namen je doseči cilje podjetja ali organizacije na najučinkovitejši možni način.
Z bolj preprostimi besedami je upravni postopek sestavljen iz vrste faz, ki nam bodo pomagale doseči predlagane cilje. Upravni postopek je neprekinjen. Ne gre za izvedbo vsake stopnje in tam se vse konča. Ko se en cikel konča, se premakne na naslednjega. Običajno se uporablja za splošne cilje podjetja, posebne cilje ali celo za manjše projekte.
Henri Fayol je bil ustvarjalec upravnega postopka. Iz nje izhajajo 4 faze, ki sestavljajo upravni postopek:
- Načrtovati.
- Organizirajte.
- Svinec.
- Nadzor.
Za Fayol so bile te štiri stopnje bistvene za dobro vodstveno upravljanje. Vsaka vodstvena ekipa jih mora obvladati in upoštevati pri vsakem projektu. Vendar Fayol v svojih idejah ni bil nikoli skrajen in v njegovem delu lahko preberete, kako je pustil prostor za prilagodljivost in prilagajanje. Tako privrženci klasične teorije uprave dokončujejo, izboljšujejo in prilagajajo upravni postopek različnim vrstam podjetij, ki so se rodila v zadnjih desetletjih.
Cilji podjetjaIzvor upravnega postopka
Izvor upravnega postopka dolgujemo Henryju Fayolu. Okoli leta 1916 je Fayol po 50 letih vodenja rudarske družbe objavil svojo knjigo "Administration Industrielle et Générale". V španščini bi bilo to podobno kot «Industrijska in splošna uprava».
V tej knjigi je na podlagi svojih izkušenj razvil celotno svojo teorijo. Fayol je pri svojem delu izpostavil različne ravni upravljanja, upravne funkcije in seznam načel za pravilno upravljanje.
Omeniti pa velja, da so med vsem njegovim delom najbolj priznana njegova načela. Natančneje 14 načel za pravilno uporabo.
Značilnosti upravnega postopka
Upravni postopek ima številne značilnosti in posebnosti, odvisno od podjetja, ki ga razvija, omenjamo najpogostejše:
- Sestavljen je iz štirih medsebojno povezanih stopenj.
- Zajeti mora vse cilje, ki jih je treba doseči z njim.
- Vsi delavci, ki bodo vključeni v postopek, morajo biti o tem obveščeni.
- Njegov cilj je ustvariti načrt za čim večjo optimizacijo vseh ukrepov, vključenih v upravni postopek.
- Uporablja ga lahko katero koli podjetje, ne glede na njegove značilnosti.
- Izvaja se s predhodno določenim časovnim obdobjem. Na ta način ponuja določeno prilagodljivost, ki jo je mogoče prilagoditi okoliščinam.
Faze upravnega postopka
V definiciji smo rekli, da je upravni postopek sestavljen iz vrste faz: načrtovanja, organizacije, vodenja in nadzora. V tem poglavju jih bomo razvili in razložili. Seveda je najprej priročno vedeti, kako sta ti dve fazi ločeni:
- Mehanska faza: Mehansko fazo sestavljata načrtovanje in organizacija. Lahko bi rekli, da gre za statični del procesa.
- Dinamična faza: Dinamično fazo sestavljata smer in nadzor. V tem smislu se beseda dinamičen nanaša na gibanje.
Ko enkrat načrtujemo in organiziramo, moramo izvršiti in se lotiti dela.
Vsekakor je pomembneje od razlikovanja med mehanskimi in dinamičnimi vedeti različne stopnje, ki ga sestavljajo:
- Načrtovanje: Poskusite razporediti naloge, ki jih boste izvedli, in rešite ustrezna vprašanja, ki se bodo kasneje izvedla.
- Organizacija: Ideja je videti, kdo bo vodil vsako nalogo, v kakšnem vrstnem redu in kakšno strukturo bo imel projekt pri izvedbi.
- Smer: Vodstvo ni zadolženo samo za pošiljanje, temveč tudi za pomoč, podporo in posredovanje v morebitnih konfliktih, ki nastanejo pri doseganju ciljev.
- Nadzor: Nadzor temelji na spremljanju zanesljivih meritev, ki vam omogočajo spremljanje doseganja največjih ciljev.
Podrobno si oglejte faze upravnega postopka
Pomen upravnega postopka
Upravni postopek ima temeljno vlogo pri upravljanju podjetja. Predvideva, da načrt sledi v določenem obdobju, da bi dosegli cilje, ki jih je postavilo vodstvo.
Na ta način bo organizacija po postopkih, določenih v upravnem postopku, povečala svojo stopnjo učinkovitosti pri doseganju predlaganih ciljev. Ta postopek bo pomenil zmanjšanje števila porabljenih virov. Zato se ti prihranjeni viri lahko uporabijo za druge ukrepe, ki so koristni za podjetje.
Med prednostmi, ki jih lahko izpostavimo v upravnem postopku, izpostavljamo naslednje:
- Podjetju omogoča stalno načrtovanje v prihodnosti.
- Določeni bodo ukrepi, ki jih je treba izvesti v vsakem od možnih scenarijev.
- Jasno določa cilje, ki jih ima določeno podjetje kratkoročno, srednjeročno in / ali dolgoročno.
- Viri so maksimalno optimizirani
- Izogibajte se odvečnim stroškom, ki prej niso bili predvideni.
- Lahko povzroči večjo produktivnost, saj izboljša koordinacijo med člani ekipe.
Na koncu je treba opozoriti, da bo popolnoma zasnovan administrativni postopek preprečil pojav dogodkov, ki bodo prekinili sheme upraviteljev. Posledično se bo zmanjšalo število improviziranih ukrepov, ki lahko vodijo do odločitev, ki škodujejo poslovanju podjetja.
Primer upravnega postopka
Recimo, da smo gorniki. Naš cilj je doseči vrh petih najvišjih gora na svetu. Cilj je jasen, vendar potrebujemo postopek, da čim bolj varno dosežemo svoje cilje. To pomeni, ne da bi ogrozili svoje zdravje.
Zato bomo potrebovali postopek za dosego našega končnega cilja: doseči pet vrhov. Čeprav je vsak vrh drugačen, bomo sledili vrsti faz, da bomo dosegli vsak vrh (vmesni cilji). To vrsto faz, ki so običajne pri doseganju ciljev, imenujemo upravni postopek.
V tem smislu mora vsako podjetje ali organizacija, ki namerava doseči cilje, uporabiti upravni postopek. Brez upravnega postopka je zelo težko doseči predlagane cilje. Skoraj nemogoče. Si predstavljate, da bi se povzpeli na Everest, ne da bi imeli kaj načrtovanega, ne da bi trenirali in vse brez nadzora? Enako se zgodi v poslu.