Kazalniki upravljanja so kvantitativni parametri, ki merijo vedenje, proces in uspešnost organizacije.
Zahvaljujoč upravljalnim kazalnikom je mogoče razlagati dogajanje, vedeti velikost odstopanja od cilja in iz tega sprejeti korektivne ali preventivne ukrepe.
Pomen kazalnikov upravljanja
Najbolj izstopajoče točke, ki odražajo pomen kazalnikov upravljanja, so naslednje:
- Podpira načrtovanje politik v organizaciji.
- Zagotavljajo bistvene informacije za odločanje v upravnem slogu in na podlagi dejstev.
- Sčasoma merijo napredek.
- Spodbuja preglednost dejavnosti celotne organizacije, tako da sporoča, kako se bodo merili rezultati in kakšni so cilji, ki jih je treba doseči.
- Spodbuja motivacijo pri članih organizacije, saj jim daje informacije o ciljih, ki jih je treba doseči, in za doseganje ciljev lahko celo izvajamo spodbude.
- Osredotočite se na nenehne izboljšave z vzpostavljanjem inovacijskih procesov za reševanje neskladnosti.
Značilnosti kazalnikov upravljanja
Ob upoštevanju, da je upravljanje povezano s sposobnostjo upravljanja (orisati posebne ukrepe za dosego načrtovanih ciljev); takrat bi morali kazalniki ta postopek meriti.
Da ga lahko štejemo za kazalnik upravljanja, mora izpolnjevati nekatere minimalne zahteve, kot so:
- Uporabnost: Izbor ustreznih, skladnih in doslednih podatkov, tako da resnično odražajo položaj organizacije in ga oblikujejo glede na to, kaj želimo doseči.
- Dostopnost: Kazalnik upravljanja je treba deliti med uporabniki in obvestiti celotno organizacijo; tako da lahko vedo, kaj se meri, zakaj se meri in kako pomembno je to; kar jim bo omogočilo, da se zavežejo ciljem.
- Preprostost: Nizkocenovna generacija podatkov, tako s časom kot tudi z uporabo virov.
- Enostavnost: To na preprost način omogoča prikaz dejstva, ki ga je treba analizirati, in prikaz odstopanja glede na želeno.
- Začasnost: Imeti mora sposobnost, da se sistematično meri v časovnih obdobjih in prikazuje primerjalne zgodovinske podatke. (na primer; dnevno, tedensko, mesečno, četrtletno, letno itd.)
- Možnost: Zbiranje in priprava podatkov za analizo je treba obdelati na gibčen način glede na čas, tako da omogoča sprejemanje korektivnih odločitev, ki olajšajo doseganje ciljev, namesto ukrepov za odpravo konflikta.
- Merska enota indikatorja: Določite, kako se bo kazalnik meril. Na primer število, odstotki, stopnje itd.
Konstrukcija kazalnikov upravljanja
Obstaja veliko metodologij za določitev kazalnika. Na primer, obstajajo tisti, ki se osredotočajo na splošne rezultate organizacije, tisti, ki se merijo v odvisnosti od časa, tisti, ki merijo delovanje ali tisti, ki merijo strategijo. Zato morate odgovoriti na vprašanja, kot so:
- Kaj je bilo storjeno?
- Kako je bilo narejeno?
- Za kaj je bil narejen?
- Kateri rezultat je bil?
Ker se kazalniki upravljanja uporabljajo za usmerjanje organizacije pri doseganju ciljev v času gradnje, je treba upoštevati nekatere elemente, to so:
- Cilj: Kaj je namen merjenja, npr. Odpraviti, zmanjšati, povečati itd.
- Referenčna vrednost: Podatki, s katerimi se primerja. Lahko so zgodovinske ali standardne; lahko glede na zahteve uporabnikov, strank ali dobaviteljev; glede konkurence itd.).
- Zanesljivost: Podatki morajo biti kakovostni, da so točni. Se pravi popolnoma skladno z resničnostjo.
- Formula: Potreben je matematični postopek, s katerim bo izračunan kazalnik.
- Vodnjak: Izvor informacij, ki se lahko uporabijo za oblikovanje kazalnika.
- Odgovorni: Oseba ali območje, zadolženo za svetovanje, obdelavo informacij in predstavitev kazalnika.
- Območje upravljanja: Najvišje in najnižje vrednosti, ki jih lahko sprejme indikator. V nekaterih primerih jih določimo z uporabo barv, kot so barve semaforja, za enostavno prepoznavanje ravni in sprejemanje odločitev. Tu je primer vrednosti:
| Barva identifikatorja | Ocena uvrstitve | % izpolnitve cilja | Opazovanje |
|---|---|---|---|
| Zelena | Zadovoljivo | Med 95% in 100% | Zahteva minimalno posredovanje ali vzdrževanje ravni, da bi kasneje postavili nove cilje, ki jih je treba doseči. |
| Rumena | Alarm | Med 90% in 95% | Zahteva preventivno oskrbo |
| rdeča | Kritično | Manj ali enako 90% | Zahteva korektivno pozornost |
Vrste kazalnikov upravljanja
Glede na to, kaj je treba izmeriti in kaj je treba doseči, lahko vrste kazalnikov upravljanja razvrstimo med taktične, strateške, operativne, skupne ali medsebojno povezane, učinkovitost, uspešnost ali uspešnost.
Kazalnike upravljanja je mogoče izračunati za razumevanje procesov, določanje odgovornosti, merjenje vedenja, prenašanje, prepoznavanje težav ali priložnosti.