Naloge upravnega asistenta so tiste, ki izhajajo iz administrativnega dela v pisarni. Segajo od storitev za stranke do upravljanja dokumentov v podjetju.
Delo administrativnega asistenta ima več nalog in je z upravnega vidika osnova vsakodnevne dejavnosti podjetja.
Čeprav je najpogosteje ta poklicni položaj tisti z najnižjo stopnjo in plačo v strukturi podjetja, ta vrsta profila opravlja številne in različne osnovne funkcije za potek podjetja.
Za svoje delo mora imeti asistent dokazljivo znanje in veščine o elementih pisarne.
Posebej pomembna je domena osnovne programske opreme za avtomatizacijo pisarn, razširjene med poslovno strukturo, pa tudi drugi specifični programi za določene sektorje (grafično oblikovanje, vektorji, programiranje, aktuarske znanosti …)
Poleg tega je običajno potrebno, da ta profil obravnava računalniško opremo ali sredstva, ki so široko razširjena v pisarnah vseh vrst. Primeri tega so računalniki, fotokopirni stroji in druga oprema za obdelavo in arhiviranje dokumentov.
Funkcije upravnega pomočnika
Administrativni asistent vsak dan v podjetju opravlja veliko število nalog. Vse lahko razvrstimo na naslednji način in zahtevajo vrsto kompetenc:
- Osebna služba za stranke: Asistent je prva oseba, ki je na voljo javnosti in služi kot filter za stranke v objektih vsakega podjetja.
- Upravljanje komunikacij: Ta strokovnjak bi moral organizirati telefonske in e-poštne stike. Prav tako je običajno, da koordinirate socialna omrežja ali spletne elemente, če za te funkcije ni posebnih strokovnjakov.
- Prejem, upravljanje in pošiljanje dokumentacije: Običajno je, da upravni pomočniki delujejo kot skrbniki za prtljago in dokumente ter jih distribuirajo po različnih oddelkih.
- Vsakodnevne naloge upravljanja: Ti delavci zelo pogosto opravljajo osnovne naloge avtomatizacije pisarn, kot so ustvarjanje različnih vrst vsebin in priprava dnevnega reda osebja. Najvidnejši so računi, računovodstvo ali upravljanje dokumentov in datotek.
- Odnos s tretjimi osebami: Podjetja morajo vzpostaviti komunikacijo z drugimi, kot so dobavitelji ali javni regulatorji. Pogosto je administrativni pomočnik zadolžen za tekoč pretok informacij.
- Podpora starejšemu osebju ali nadzornikom: Kot v prejšnji točki tudi mnogi pomočniki opravljajo podporne naloge za druga področja podjetja z administrativnega vidika.
Delovno mesto upravnega asistenta
To vrsto strokovnjakov lahko najdemo v vseh vrstah podjetij, ne glede na njihovo velikost in gospodarski sektor, v katerem sodelujejo.
Hkrati je prisoten tako v zasebnih kot v javnih podjetjih z dostopom prek nasprotovanja.
Zahvaljujoč razvoju novih digitalnih okolij in vzponu novih telekomunikacij je poklicni profil upravnega asistenta dobil nove funkcije za opravljanje.
To je vplivalo na potrebo po usposabljanju za zapolnitev tega delovnega mesta v podjetju. Običajno je ta priprava urejena s tečaji strokovnega usposabljanja, namenjenimi znanju o administraciji ali financah podjetja.