Notranji nadzor je postopek, ki je del nadzora nad viri in premoženjem podjetja ter služi evidentiranju njegove dejavnosti in sledljivosti.
Ko podjetja rastejo, je vedno težje spremljati, kaj se dogaja z njihovimi viri, premoženjem, orodji in ljudmi.
Zato je postalo nujno vzpostaviti mehanizem, ki omogoča beleženje uporabe teh virov in dejavnosti.
Primeri notranjega nadzora finančnih virov in sredstev
Nekatere uporabe notranjega nadzora, ki se uporabljajo za blago, so vstopne in izstopne kontrole vozil v lasti podjetja. Ta nadzoruje aktivnost vozila, obrabo, porabo goriva in osebo, odgovorno zanjo.
Ko se ukvarjate s službenimi vozili, morajo imeti vozniki dnevnik, v katerem sta zabeležena začetek in konec vožnje, skupaj s časi vsakega mejnika.
Drug primer je kontrola zalog materiala v skladišču. Sistema FIFO in LIFO nujno zahtevata preverjanje notranjega nadzora, da se poznajo datumi in vrste materiala ali inventarja. Gre za računovodski vložek, ki bi ga lahko uporabili tudi za amortizacijo blaga.
Kar zadeva finančne vire, se pred izvajanjem stroškov izvede notranji nadzor, na primer v GAV (upravni in prodajni odhodki), ki izhaja iz nalog teh funkcij. Vendar ga je treba nadzorovati, da ne preseže tistega, kar je potrebno za to izvedbo v obdobju.
Če je na primer za en mesec prodaje treba kupiti liste papirja, svinčnike in črnilo za tiskalnike, mora imeti notranji nadzor oceno, koliko se porabi mesečno, in to preverjati vsak mesec, da zaščiti to maržo porabe.
Varnostne kopije notranjega nadzora
Tako kot se takojšnje beležijo viri in dejavnosti, je pomembno, da ga arhivirate, da ustvarite datoteko o vsakem nadzorovanem elementu.
Podjetja lahko najamejo različno programsko opremo za notranji nadzor ali pa je dovolj, če je ta naročena, preglednica Microsoft Excel.
Da bi se izognili izgubam, lahko kupite virtualni oblak za shranjevanje in naložite te datoteke tja, da se izognete njihovi izgubi.
Če imate tudi papirnato podporo s podpisi odgovornosti, je priročno digitalizirati te dokumente. Na primer prek optičnega bralnika in poznejšega praznjenja do digitalnih map.
Vodje notranjega nadzora
Ljudje, odgovorni za ukrepe notranjega nadzora, morajo biti urejeni, organizirani in sposobni delati v scenarijih z visokim povpraševanjem, saj bi na primer lahko imeli nadzor nad več elementi hkrati: finančni nadzor stroškov, nadzor zalog, nadzor nad uporaba premoženja podjetja ter nadzor vstopa in izstopa ljudi.
Če v tem postopku registracije nekaj ne uspe, lahko pride do odstopanj v operativni resničnosti in kapitalu družbe glede na njeno premoženje. Iz tega razloga mora biti notranji nadzor del urejenega in okovanega sistema delovanja.
Notranji nadzor zagotavlja dragoceno podporo operativnemu vodenju organizacije in zagotavlja pregledne in varne postopke sledljivosti.
Zato je njegov pomen v tem, da podjetja, ne glede na njihovo strukturo in velikost, uvedejo neki sistem notranjega nadzora, da bi bolje vodili evidenco svojih sredstev in lahko diagnosticirali, kje obstajajo logistična odstopanja, da bi nenehno izboljšati procese v svoji vrednostni verigi.