Dokument je pisni zapis na fizični ali virtualni način, ki odraža značilnosti dogodka ali okoliščine.
To pomeni, da je dokument dokaz o dogodku ali situaciji. Lahko je besedilo, napisano na papirju (ali drugi materialni podpori, kot je karton), ali datoteka, shranjena na elektronski podpori.
Dokument lahko uporabimo za beleženje ustreznega dejstva. Če oseba na primer konča univerzitetni študij, lahko od izobraževalne ustanove zahteva pismo z vsemi opravljenimi predmeti in doseženimi ocenami.
Prav tako je lahko dokument rezultat službe. Če na primer raziskovalec izvede študijo o možnem vplivu onesnaženja na svetovno gospodarstvo, bo to prevedeno v besedilo. To bi bil akademski dokument.
V najbolj vsakdanjem okolju vsi ljudje, ko izvajamo postopke pred oblastmi, z dokumenti podpirajo dejstva, ki jih želimo dokazati. Najpogostejši je osebni dokument, kjer si lahko ogledate vse posameznikove osebne podatke, kot so ime, priimek, starost, spol in naslov.
Cilj ustvarjanja dokumenta je pustiti pričevanje o zadevi, ki jo zanima, in jo je nato mogoče sčasoma ohraniti.
Omeniti je treba tudi, da nam tehnologija omogoča shranjevanje in izmenjavo velike količine informacij, ki jih vsebujejo digitalni dokumenti. To z uporabo e-pošte, obeska ali celo oblaka.
Vrste dokumentov
Dokumente lahko razvrstimo po različnih kriterijih. Na primer, glede na vir jih lahko razdelimo na naslednje:
- Primarno: So tiste, ki vsebujejo izvirne informacije o avtorju. Na primer teza, ki jo je univerza objavila na temo, ki še nikoli ni bila študirana.
- Sekundarni: So tiste, ki so bile na nek način spremenjene. Na primer, če se vrnemo k temi naloge, je lahko njen povzetek.
- Terciarno: Ali so to tista, ki so posledica obdelave sekundarnih dokumentov. Na primer časopisni članek, ki temelji na povzetku teze, ki smo jo že omenili.
Odvisno od vrste subjekta, ki jih izda, so lahko:
- Ciljne skupine: Tiste, ki jih izdajo subjekti javnega sektorja (javna uprava).
- Zasebno: Zainteresirane strani jih priznajo, vendar ne pred oblastmi.
Upoštevati moramo tudi, da je treba nekatere dokumente legalizirati, da bodo veljavni pred oblastmi. Sklicujemo se na primer na oporoko ali pogodbo. Na ta način lahko, če katera koli pogodbena stranka ne izpolnjuje zahtev, prizadeta stranka nadaljuje z zahtevkom pred sodnimi subjekti.
