Podatkovna baza se nanaša na nabor podatkov ali določenih informacij, do katerih je mogoče dostopati na gibčen način, in segmentiranje značilnosti, ki jih je treba poudariti, za nadaljnje določanje informacij, ki jih je treba pregledati.
Če govorimo o bazi podatkov v računalniškem kontekstu, je treba opozoriti, da gre za elektronski program ali datoteko, v kateri so informacije organizirane in strukturirane na določenih področjih, ki bodo koristna za uporabnika.
Če imamo na primer veterinarsko ambulanto, bomo imeli bazo podatkov o vseh strankah, v katero bodo lahko vključena polja, kot so ime živali, njena zdravstvena zgodovina, telefonska številka, urnik cepljenja in zelo pomembni podatki. Na tak način, da lahko, kadar se želite posvetovati s katerim koli določenim vidikom, izberete polje in pridobite takojšnje informacije o njem.
Kako oblikovati učinkovito bazo podatkov?
Zbirka podatkov bi morala biti koristna za strukturirano, urejeno in gibčno iskanje informacij. Priporočila za njegovo ustvarjanje so naslednja:
- Določite glavni namen te baze podatkov. Za kaj je namenjen? Kaj želimo z njim doseči?
- Določite informacije, ki jih želimo dodati in se odražajo v bazi podatkov.
- Vključite polja ali tabele, ki so potrebna, da je strukturirana.
- Pri poudarjanju informacij opozorite na glavne segmentacijske tipke.
- Oblikovanje glede na potrebe po informacijah.
Vrste zbirk podatkov
Najbolj značilne vrste baz podatkov so:
- Imeniki za dostop do koristnih informacij, kot so telefonske številke uporabnikov, e-poštna sporočila in podobni podatki.
- Bibliografske zbirke podatkov. Tisti, ki se nanašajo na referenčno gradivo, informacije, knjige … vključuje nekatere podatke, kot so: avtor, datum objave, založnik, naslov.
- Znanstvene zbirke podatkov. V teh osnovah se ločijo nekatere, na primer relacijske, deduktivne osnove, ki med drugim temeljijo na matematičnih vidikih.
- Zbirke podatkov za stranke. Ena najpogosteje uporabljenih možnosti, saj so zelo koristne za spremljanje strank kadar koli. Če želite stopiti v stik z njimi, jim poslati opomin na nekaj pomembnega, celo promocijo ali novice, ki jih ima podjetje, je tisto, kar imenujemo marketinške kampanje po e-pošti.
- Omrežne podatkovne baze. So tisti, ki so usmerjeni v predstavitev predmetov s predhodnim shranjevanjem podatkov.
- Hierarhične zbirke podatkov. V teh primerih se informacije shranijo po drevesni strukturi, pri čemer nastanejo majhne veje z informacijami, povezanimi z glavnimi in izpeljanimi iz njih.
Kateri so najpogostejši podatki, ki so običajno vključeni v bazo strank?
Ta možnost je zelo priporočljiva in se pogosto uporablja v podjetjih. Kateri pa so najvidnejši podatki, ki so običajno vključeni vanje?
- Telefonska številka ali načini stika. Pomembno je dodati več možnosti, če ena od njih ne uspe. Na primer e-pošta.
- Ime stranke.
- Družbena omrežja, ki jih imate.
- Poštni naslov.
- Položaj, ki ga zasedajo v podjetju, če se na primer sklicujemo na distributerje ali sodelavce.
- Lokalizacija.
V ta namen obstajajo specializirani programi, ki olajšajo nalogo. Na primer SAP.