Analiza procesa je metodologija, ki opisuje različne korake, ki sestavljajo postopek.
Pomembno je omeniti, da je analiza vsakega koraka v procesu bistvenega pomena, ker nekateri od njih dodajajo vrednost, drugi pa proizvajajo samo odpadke. Analiza omogoča prepoznavanje tistih korakov, ki so negativni za poslovanje podjetja. Pri analizi procesa se želi zmanjšati ali odpraviti korake, ki povzročajo odpadke.
Po drugi strani pa poznavanje in razumevanje delovanja procesov pomaga izboljšati in zagotoviti konkurenčnost podjetja. To omogoča splošen pregled, kako delujejo procesi, in celo numerične podatke. Ti podatki vsebujejo kazalnike časa, potrebnega za postopek, količine odpadkov, števila ljudi in potrebnih stroškov.
Konec koncev je pri analizi procesa treba ločiti korake, ki sestavljajo procese. Nato preučite vsak korak posebej, da končno ugotovite, ali deluje pravilno, ali če ne, poiščite načine, kako jih izboljšati.
Pomembni koncepti pri analizi procesov
Najprej so najpomembnejši koncepti za boljše razumevanje analize procesa:
Kaj je postopek?
Proces je skupek korakov ali dejavnosti, povezanih z namenom doseganja določenega rezultata. Vsak postopek vključuje vrsto vhodov, ki se transformirajo, da dobijo izhode. Rezultati ustrezajo končnemu ali pričakovanemu rezultatu.
Kaj je analiza?
Zdaj je analiza metoda, ki vključuje identifikacijo komponent, ki sestavljajo celoto ali enoto. Nato nadaljujemo z ločevanjem vsake komponente. Vsako komponento je treba podrobno preučiti, da se poznajo njene značilnosti, narava in način delovanja.
Koraki za razvoj procesne analize
Glavni koraki za izvedbo analize procesa so naslednji:
1. Identifikacija procesov
Če želite začeti izvajati analizo procesa, morate najprej prepoznati procese, ki povzročajo težavo. To, da bi jih izboljšali. Procese, ki jih je treba izboljšati, bodo tisti, ki ne bodo dosegli zastavljenih ciljev.
2. Imenovati delovno skupino
Po opredelitvi procesov, ki jih je treba izboljšati, je naslednji korak določitev skupine ljudi, ki bi jih morala pregledati in analizirati. Najbolj primerno bo izbrati tiste ljudi, ki poznajo procese ali so z njimi povezani.
Delovno skupino morajo sestavljati:
- Oseba, ki prevzame vlogo vodje ekipe.
- Direktor podjetja, ki je sposoben sprejemati odločitve.
- Skupina delavcev, ki pozna postopek.
- Delavci iz drugih oddelkov, ki želijo natančno spremljati izboljšave.
3. Ustvarite procesni diagram
Nato se pripravi diagram procesa. Ta diagram olajša grafično vizualizacijo postopka, ki ga je treba izboljšati. Diagram vam omogoča, da na preprost način razumete postopek in odgovorite za naloge, ki jih mora opraviti, vsak član ekipe. V tem koraku je priročno določiti začetni in končni datum analize procesa.
4. Spoznajte trenutno stanje procesa
Ta korak vam omogoča, da veste, kako se proces razvija. Nato je treba iskati optimalen način za njegovo izvajanje, da bodo doseženi boljši rezultati. Za izboljšanje procesa je pomembno poznati mnenja sodelujočih delavcev. Prav tako je treba pregledati numerične podatke o učinkovitosti procesa, kaj je končni cilj procesa in ovire, ki nanj lahko vplivajo.
5. Določite vidike za izboljšanje
Po poznavanju trenutne učinkovitosti procesa je pomembno ugotoviti, katere vidike je treba izboljšati. Vidike, ki jih je treba izboljšati, je treba povezati s pričakovanimi cilji procesa.
6. Preoblikujte izboljšani postopek
Nazadnje, po izvedbi vseh prejšnjih korakov je nov izboljšani postopek preoblikovan. To preoblikovanje je mogoče izvesti z vsemi informacijami, pridobljenimi v zgoraj omenjenih korakih. Prenova novega procesa mora biti osredotočena na doseganje ciljev. Če so pričakovani cilji doseženi, je analiza uspešna in podjetje bo delovalo bolj učinkovito.
Prednosti izvedbe analize procesa
Nedvomno cilj izvedbe analize procesa ni le zbiranje podatkov in informacij. Pomembno je, da lahko pridobljene podatke in informacije uporabimo za ustrezne in potrebne izboljšave v procesih. V nasprotnem primeru bi zapravljali samo čas, trud in sredstva.
Koristi, ki jih je mogoče doseči z uporabo te metodologije, so:
- Izboljšati kakovost procesov.
- Povečajte učinkovitost podjetja.
- Zmanjšajte stroške izvedenih procesov.
- Poenostavite delo in dejavnosti.
- Naj bo delo na splošno bolj učinkovito in varno.
Vrste procesnih analiz
Dve najpomembnejši vrsti analize procesov sta:
- Analiza procesne naloge: Pri analizi procesnih nalog so glavni poudarek dejavnosti in naloge, ki jih ljudje opravljajo. Zato so pri tej analizi najpomembnejši ljudje ali kaj počnejo.
- Analiza procesnih izdelkov: Analiza izdelkov se osredotoča na to, kaj je mogoče narediti za objekt. Najpomembnejši je predmet ali kaj mu lahko naredimo.
Seveda lahko v analizi najdete vrstni red korakov celotnega postopka. Te korake in njihov ustrezni vrstni red lahko grafično predstavimo z uporabo določene simbologije.
Delovni list za analizo procesov
Na splošno lahko za izvedbo analize procesa uporabite preprost list, ki mora imeti naslednje stolpce:
- Številka: Tu je navedena številka, ki ustreza vsakemu koraku postopka, v skladu z zahtevanim vrstnim redom.
- Koraki: Stolpec korakov se uporablja za beleženje in opis vsakega koraka, ki ga je treba upoštevati v postopku.
- Pretok: Simbologija, ki se uporablja za ponazoritev pretoka procesa, je postavljena v stolpec pretoka.
- Vreme: V tem stolpcu je uporabljena ustrezna merilna enota za beleženje uspešnosti vsakega koraka.
- Grafični simboli: V tem razdelku je pravilen vrstni red vsakega koraka postopka predstavljen s simboli.
Delovni list za analizo procesov bo predstavljen na naslednji način:
Za konec zaključimo z besedami, da je analiza procesov zelo uporabna metodologija za vsako podjetje, saj je pri ustrezni analizi procesov zelo enostavno prepoznati in ovrednotiti vse korake, ki jih je treba izboljšati v procesih, ki predstavljajo neke vrste problem. Poleg tega pomaga pri sprejemanju odločitev za izvedbo prenove procesov, ki jih je treba izboljšati, da lahko dosežemo cilje.