Organizacija projekta je tista dejavnost, ki omogoča izvedbo razvrščanja človeških virov podjetja v najprimernejše naloge. Vse to, da bi dosegli skupni cilj.
Organizacija projekta je torej sestavljena iz organiziranja ljudi, ki jih določi v določene projekte glede na njihove lastnosti.
Običajno to nalogo opravi vodja projekta. Na enak način morate učinkovito in uspešno upravljati potrebne vire. Na ta način sta vodstvo in organizacija tesno povezana.
Pomen organizacije projekta
Za učinkovito vodenje projekta mora biti ta pravilno organiziran. To, kar se zdi preprosto, je pogosta težava podjetij. Če ne vemo natančno, kaj želimo in kako bomo sredstva uporabili za to, bo organizacija propadla. Od tod tudi pomen dobre organizacije.
Zaradi zgoraj navedenih razlogov mora usposabljanje voditeljev projektov vključevati ta vidik. Nujno je naučiti, kako jih organizirati, da jih boste lahko kasneje usmerjali. Dober organizacijski načrt je eden od načinov pravilne razporeditve različnih virov pri vsaki nalogi. V naslednjem poglavju bomo videli, iz česa je.
Načrt organizacije projekta
Načrt upravljanja se osredotoča na vse dejavnosti, ki jih izvaja družba, vendar pa načrt organizacije to počne predvsem na človeški dejavnik. Ker je glavno, da se vsakemu človeku postavi najprimernejša naloga. Zato je priporočljivo slediti naslednjim korakom:
- Najprej moramo biti jasni glede tega, koga imamo: Narediti morate popis človeških virov z njihovimi močmi in slabostmi. Ker moramo vedeti, v čem je vsak dober, da jih lahko razporedimo na najprimernejši položaj.
- Po drugi strani pa morate to storiti tudi pri nalogah: Projekt je treba razčleniti na njegove najmanjše dele. To zahteva odobritev preostalega osebja. Ko jih dobimo, lahko z obema spremenljivkama ustvarimo tabelo z dvojnimi vnosi.
- Tretjič, vsaki osebi je treba dodeliti svojo nalogo: Za to moramo vedeti, kdo je najprimernejši za posamezno dejavnost. Tu morate upoštevati svoje akademsko ozadje, svoje poklicne izkušnje in seveda osebne motivacije pri delu. Na tej točki je mogoče uporabiti tehniko dodeljevanja nalog, kot je madžarska metoda.
- Končno je treba določiti roke za dokončanje, nadomestitve za morebitne zamude in primerno obliko nadzora.Tako je po izvedbi vsake naloge razvidno, ali je prišlo do odstopanj od načrtovanega. Kot bomo videli spodaj, je v tem koraku organizacijska shema bistvenega pomena.
Organizacijska shema pri organizaciji projekta
Kaj je organizacijska shema? Organizacijska shema je graf, ki vam omogoča, da opazujete strukturo podjetja in veste, kdo je kdo. Vodja projekta mora globoko razumeti obstoječe zaposlene, njegov namen pa je biti sposoben organizirati, pa tudi pravilno izvajati naloge in odgovorne za njihovo izvajanje.
V tem smislu imamo vertikalne, hierarhične ali linearne organizacijske sheme, kadar je oblast jasna in je odločanje centralizirano. Po drugi strani imamo v podjetjih z bolj zamegljenimi pooblastili vodoravne ali krožne. Imamo tudi druge vrste, na primer analitične, ki nam omogočajo poznavanje procesov, ali matriko, ki je koristna za strukturiranje organizacije po procesih ali projektih.
Primer organizacije projekta
Predstavljajmo si, da želimo izvesti projekt. Projekt temelji na ustanovitvi in zagonu podjetja. Na primer svetovalno podjetje za računalniški inženiring.
Najprej se direktor sreča s promocijskimi partnerji projekta.
- Po eni strani skupaj pripravijo cilje, ki jih je treba doseči, in potrebne naloge. Vse to mora biti pisno in čim bolj podrobno. Zanimiva tehnika je tako imenovana "možganska nevihta", ki je sestavljena iz izreka vseh idej, ki vam pridejo na misel, in nato filtriranja.
- Po tem morate vedeti, koga imamo, razen ekipe promotorjev. Prvič, naloge, ki jih bodo opravljali, in drugič, zaposlene, ki jih bomo zaposlili. Vedeti morate tudi vrsto pogodb, ki jih bomo predlagali, in prejemke, ki jih bomo prejeli.
- V naslednjem koraku je čas, da razdelite naloge in da vam lahko pomaga zgoraj omenjena madžarska metoda. Računalniške storitve zahtevajo postopek, od zasnove do programiranja in končnega rezultata. Zato so koristno orodje diagrami PERT, ki omogočajo iskanje kritičnih poti vsakega procesa.
- Na koncu morate razviti načrt projektne organizacije. To je sestavljeno iz pisnega pisanja vseh zgoraj naštetih. Poleg tega bomo s povratnimi informacijami vzpostavili način nadzora in kako bomo popravili odstopanja. Vse to, ne da bi pozabili na ustrezen načrt za nepredvidene dogodke.