Matrica RACI se uporablja za določanje in določanje stopnje odgovornosti, ki ustreza vsakemu od ljudi, ki sodelujejo pri izvedbi projekta.
Znana je tudi kot matrika razporejanja odgovornosti. Njegov namen je določiti različne vloge in odgovornosti, ki jih mora prevzeti vsaka oseba, ki se oblikuje pri izvajanju projekta.
Posledično je priporočljivo, da se pripravi na začetku projekta. Tako da je že od začetka jasno in jasno določeno vlogo in odgovornost, ki jo bo prevzel vsak, ki sodeluje v projektu. To tudi zagotavlja, da vsi udeleženci dosežejo večje sodelovanje.
Kaj pomeni vsaka črka, ki sestavlja ime matrice RACI
Ime matrice RACI je sestavljeno iz štirih črk in vsaka črka ima svoj pomen. Pomen vsake črke je naslednji:
Črka R
Nedvomno je R črka, ki označuje, kdo prevzema odgovornost. To pismo določa vlogo osebe, ki je zadolžena za izvajanje določene naloge. Zato prevzemate odgovornost za pravočasno in ustaljeno oddajo opravljenih domačih nalog.
Črka a
Podobno črka A določa, kdo odobri. Vloga osebe, ki bo delovala kot odobritelj, je sprejeti in odobriti nalogo, ki jo je predložila odgovorna oseba. Z drugimi besedami, odobritelj potrjuje, da je bilo delo izvedeno v skladu z zahtevanimi zahtevami.
Črka C
Črka C pa označuje, s kom se je treba posvetovati. Običajno so strokovnjaki ali strokovnjaki s področja in naloge, s katerimi se posvetujejo glede njihovega mnenja in predloga glede nekaterih vidikov projektnih nalog. Zunanji sodelavec se je posvetoval z njegovim mnenjem o nekaterih vidikih, ki jih je treba upoštevati pri realizaciji projekta, saj je strokovnjak na tem področju.
Črka I
Na koncu pismo I določa, kdo poroča. Vloga teh ljudi vključuje vsakega posameznika, ki mora biti obveščen o procesu evolucije in razvoju nalog, ki so del projekta. Prav tako jih je treba obvestiti, ko so naloge končane.
Prednosti izdelave matrice RACI
Glavne koristi, ki jih je treba doseči z izdelavo matrice RACI, so:
- Vloge in odgovornosti vsakega udeleženca, vključenega v projekt, so jasno opredeljene.
- Možno je ugotoviti, katera oseba prevzame odgovornost za izkazovanje računov v zvezi z nalogami ali deli, ki jih je treba izvesti.
- Omogoča uravnoteženje delovnih obremenitev med ljudmi, skupinami ali oddelki, ki sodelujejo pri razvoju projekta.
- Omogoča enostavno nadzorovano spremljanje razvoja in izvajanja nalog in dela, potrebnega za uspešno dokončanje razvoja projekta.
Kako zgraditi matriko RACI
Za razvoj matrike RACI je treba slediti naslednjim korakom:
Korak 1
Najprej se naloge, ki jih je treba izvesti v projektu, določijo in postavijo kot vrstice, ki sestavljajo matriko.
2. korak
Drugič, ljudje, ki sodelujejo pri razvoju projekta, so identificirani in postavljeni v obliki stolpcev znotraj matrike.
3. korak
Tretjič, postavljene so črke besede, ki sestavljajo ime matrice RACI. Z dodelitvijo vsake črke pri vsaki nalogi lahko določite, kdo od vpletenih ljudi bo odgovoren, kdo odobri, s kom se posvetuje in koga je treba obvestiti pri izvedbi posamezne projektne naloge.
4. korak
Končno bo mogoče ugotoviti, ali je vse delo dobro razporejeno, ali je prazen prostor in ali obstajajo podvajanja. To z namenom preveriti, ali je vse dobro oblikovano in se izogniti kasnejšim težavam.
Prednosti in slabosti uporabe matrice RACI
Prednosti, ki jih je mogoče doseči pri izvedbi projekta z uporabo matrice RACI, so naslednje:
1. Obstaja gibčen in preprost komunikacijski postopek
Komunikacija se navadno izkaže za enostavnejšo in hitrejšo, saj matrika RACI omogoča jasno predstavitev vloge in funkcije, ki bi jo moral igrati vsak človek. To sicer ne odpravi, zmanjšuje pa težave s komunikacijo med udeleženci v projektu.
2. Izboljšajte produktivnost
Očitno je, da to z zmanjšanjem težav s komunikacijo prispeva k boljši porabi časa in posledično doseže povečanje produktivnosti. Čas zaključka za vsako nalogo se skrajša, kar poenostavi celoten postopek izvajanja.
3. Pravilna razporeditev dela
Poleg tega matrika RACI omogoča vizualizacijo odgovornosti in funkcij, tako da jo je mogoče prepoznati, če je delovna obremenitev porazdeljena sorazmerno. Če je mogoče ugotoviti, da ima odgovorna oseba pretirano delovno obremenitev, se potrebne izvedbe izvedejo pred izvedbo projekta. Doseči bolj uravnoteženo razporeditev bremen in odgovornosti.
4. Pričakovanja so izpolnjena
Dejansko so pri uporabi tega orodja rezultati, dobljeni na koncu projekta, zelo podobni rezultatom, pričakovanim na začetku projekta. To se zgodi, ker lahko bolje nadzorujete vse naloge, ki jih je treba razviti. Poleg tega vsaka oseba natančno ve, za kaj je odgovorna v celotnem postopku izvedbe projekta.
Čeprav so prednosti velike in številne, ima lahko matrica RACI tudi slabosti.
- Sprva je lahko preveč zapleten za uporabo, kar negativno vpliva na njegovo razumevanje.
- Kljub temu, da je matrica RACI odlično orodje, ni dovolj samo, da jo ustvarite, ampak jo morate tudi upoštevati.
- V skladu z zgornjim je za tiste, ki matrice ne poznajo, lahko drago, da jo ustvarijo prvič.
- Obstaja možnost, da obstajajo projekti, ki ne zahtevajo tovrstnega načrtovanja, zato je lahko ustvarjanje matrike bolj nekaj, kar projekt upočasni, kot nekaj, kar ga vodi.
Kot zaključek je matrika RACI zelo uporabno orodje, ki se lahko uporablja pri vseh vrstah projektov. Ker določa vloge in funkcije vseh ljudi, ki sodelujejo pri njeni uresničitvi. To daje prednost boljšemu nadzoru in doseganju boljših rezultatov na koncu projekta.