Koronavirus nam je pokazal, da digitalizacija ni mogoča, ampak je nujna na trgu dela. Od začetka pandemije je bil eden od ukrepov, ki jih je vlada priporočila in sprejela številna podjetja, delo na daljavo.
Po letih borbe za osebno in delovno spravo, od zahteve zaposlenih po večdnevnem delu na daljavo, da dokažete, da ste lahko produktivni zunaj pisarne, se svet nenadoma obrne na glavo in nekega dne druge hiše postanejo nove pisarne. Toda ali smo res pripravljeni na delo na daljavo?
Kakšno je bilo delo na daljavo pred pandemijo?
Za delo v Španiji je značilen visok prezentizem, saj je ena izmed držav z najdaljšim delovnim časom in največ delovnih ur v pisarni.
Po podatkih Randstada lahko 4,4 milijona ljudi, kar predstavlja 20,3% zaposlenih v Španiji, opravlja dejavnost prek dela na daljavo. Govorimo predvsem o dejavnostih, ki se izvajajo iz računalnika z internetno povezavo. Do zadnje pandemije je redkih 4,8% podjetij redno omogočalo delo na daljavo, občasno pa 3,5%, kar je precej pod povprečjem drugih evropskih držav, ki je približno 14%, kaže zadnja študija INE o delu na daljavo.
Spoznali smo redek tehnološki razvoj, ki ga ima večina našega poslovnega sistema, in prizadevanja podjetij, da bi lahko svojim zaposlenim zagotovila sredstva za nenadno izvajanje funkcij zunaj pisarne v času državnega alarma.
Kako je bilo prilagajanje dela na daljavo v času koronavirusa?
Ena od težav se pojavi, ker smo sprejeli delo na daljavo, saj je bilo delo na daljavo v sili in po potrebi ne kot privilegij. Poleg tega je nismo vzeli nekaj dni, ampak več mesecev, ne da bi prej prišlo do postopka prilagoditve.
Takole smo se prilagodili na delo na daljavo v času koronavirusa:
- Delovne skupine: Številne organizacije delajo z prenosniki, ki so jih zaposleni lahko brez težav odnesli domov. Drugi so svojo opremo poslali prek prevozniških podjetij. Kaj pa internetna ponudba? Pričakujemo, da imajo vsa gospodinjstva povezavo, ni pa tako. Veliko je tistih, ki so se morali za te storitve prijaviti ali najeti več moči, da lahko uspešno opravljajo svojo dejavnost.
- Oddaljena povezava: Številne dejavnosti se izvajajo prek lastne programske opreme podjetja, ki jo je bilo treba prilagoditi, tako da se lahko zaposleni na daljavo povežejo in delajo z njimi.
- Zaščita podatkov: Iz katerega omrežja se bomo povezali, če bomo delali zunaj pisarne? Je varno omrežje? Mnoga podjetja obdelujejo občutljive podatke, ki ne smejo zapustiti zaščitenih povezav, ki jih imajo v svojih pisarnah. Ko gre za skupno rabo dokumentov, morajo to storiti varno prek internetnih portalov, šifriranih z geslom ali posebnimi programi za izmenjavo, ki jih vsi niso namestili.
- Ergonomija naše nove delovne postaje: Zdaj delamo od svojih domov, kolikor je le mogoče, vendar nimamo vsi ergonomskih stolov, ki zagotavljajo idealno višino ali naslonjalo, pa tudi osvetlitev ali višino zaslonov. Vse to bo negativno vplivalo na našo zmogljivost, naše vizualne in fizične težave. Bolečine v hrbtu, vidna utrujenost ali stres se kažejo v nekaj dneh, če nimamo ustrezne opreme. To se lahko poslabša v domu z majhnimi otroki, kjer potrebujejo pozornost staršev, kar vpliva na njihovo koncentracijo in produktivnost. Po zakonu mora podjetje zaščititi svoje delavce pred poklicnimi nevarnostmi in zagotoviti skladnost. Dejstvo, ki je v izolacijskih situacijah zelo težko, zato ga ni treba spoštovati, prav tako ni mogoče zagotoviti vseh zahtevanih sredstev kot na delovnem mestu.
- Komunikacijska programska oprema: Trenutno bodo vsi sestanki virtualni, zato je treba sprejeti programsko opremo za video klice, skupinski klepet in, kjer lahko varno delite dokumente s kolegi, če tega še niso storili. Na primer Skype, Teams, Zoom ali Slack. Nekatera podjetja so jih morala takoj začeti izvajati.
- Vodenje in upravljanje tima: Stik s člani ekipe iz dneva v dan se je izgubil in tudi nadzor nad tem, kaj počnejo, ko so v pisarni. Zdaj je treba naloge upravljati s programsko opremo, ki nam pomaga razporediti dejavnosti, si zastaviti cilje in vedeti stanje vsake od njih brez teh osebnih srečanj. Programska oprema za upravljanje, kot so Trello, Basecamp ali Teams, nam lahko pomaga. Poleg tega menedžerji ne smejo izgubiti stika s člani svoje ekipe, tako da občasno vzpostavijo video klice, da bodo na vsak način poznali status delavcev in jih motivirali. Kljub socialni distanci ne smemo izgubiti "človeškega" stika.
Prednosti in slabosti dela na daljavo v času koronavirusa
V tem prispevku smo govorili o prednostih in slabostih dela na daljavo na splošni ravni, tukaj pa bomo poudarili, katere so glavne prednosti in slabosti dela na daljavo med zaprtjem. Ker ni isto, da nekaj dni v tednu delite delo na daljavo, če lahko uskladite svoje osebno življenje ali prihranite potovanja in samo nekateri člani ekipe, vse to počnete v nedogled in od enega do drugega dne.
Daljinsko delo za podjetje predvideva prihranek fiksnih stroškov pri vzdrževanju fizičnih delovnih prostorov, dejavnik, ki bo povečal produktivnost. Vendar pa bo ta položaj s časom otežil upravljanje ekip in sindikata, ki je obstajal. Prav tako bo težko nadzorovati uspešnost delavcev, kar bo negativno vplivalo na produktivnost.
K temu je treba dodati takojšnjo digitalizacijo, ki jo je morala opraviti večina podjetij, da so delo na daljavo prilagodili vsem svojim zaposlenim. Naložba časa in denarja, ki je kratkoročno prihranila dejavnost podjetja in bo verjetno dolgoročno donosna in bo naklonjena produktivnosti podjetja.
V zvezi z delavcem je res, da jim bo delo na daljavo pomagalo uskladiti osebno življenje, še posebej v tem času, ko otroci nimajo šole in potrebujejo njihovo pozornost doma, pa tudi vsi družinski člani, ki potrebujejo njihovo skrb.
Prihranek časa in stroškov vožnje na delo je pomemben, predvsem pa izoliranost doma pomeni, da čas, ki ga namenimo delu, namenjamo temu, da smo pred računalnikom in ne v klepetih s kolegi, kavi ali drugih oblikah motenja. Vendar to ni povsem res, ker bo menda v domu več ljudi, ki nas lahko tudi motijo.
Izolacija je spremenila naš način obdelave čustev in misli, izpostavljeni smo negotovosti, ker ne vemo, kdaj bomo ohranili to situacijo in kaj se dogaja zunaj. Naš um je seznanjen z novicami o novih zaprtih prostorih, kaj se bo zgodilo z našimi službami, ko si bomo opomogli družabno življenje ali hobiji.
Pomanjkanje koncentracije, spanja, motivacije in stresa negativno vpliva na našo delovno uspešnost in na naše duševno zdravje. Iz tega se ne bomo zlahka rešili in psihološke posledice bodo sčasoma trajale.
Kako bo delo na daljavo med koronavirusom vplivalo na produktivnost?
Če želimo izvajati delo na daljavo, moramo pozabiti na merjenje donosnosti na zaposlenega glede na ure dela in to po projektih ali ciljih. Merjenje produktivnosti na daljavo lahko stane več ali manj, odvisno od vrste dejavnosti, ki jo opravljamo. Na komercialni ravni moramo na primer preučiti ankete strank o oceni, število pritožb ali čas, vložen v prodajo.
Predvsem moramo pogledati, kako se bo produktivnost na splošno spreminjala v podjetju, saj se bodo fiksni stroški zmanjšali, cilje pa moramo prilagoditi novemu gospodarskemu in družbenemu kontekstu. Ne moremo predvideti scenarija, kakršnega smo si zamislili na začetku leta, ko smo si zastavili cilje za leto 2020. Srednji menedžerji bi morali vsak dan nadzorovati dejavnosti svojih ekip in njihovo uspešnost ter višji vodje evolucije na svetovni ravni podjetja in doseganje končnega cilja: ustvariti vrednost.
Kako bo vse to kratkoročno in dolgoročno vplivalo na uspešnost delavcev? In do produktivnosti podjetja? Ali bomo lahko premagali postkovidno dobo?
Ljudje izstopajo po svoji sposobnosti prilagajanja spremembam in zagotovo bomo to storili tudi ob tej priložnosti. Glede evolucije v smislu uspešnosti in učinkovitosti bo čas pokazal, kdo se je lahko uspešno prilagodil, izkoristil priložnost ali bil premagan.
Verjeli smo, da nas tehnologija izolira in danes se zavedamo, da smo po njej bolj povezani kot kdaj koli prej. Verjeli smo, da bomo zaradi digitalizacije izgubili službo, in danes nam je pokazal, da lahko zahvaljujoč njej nadaljujemo od kjer koli.
Daljinsko delo je tu, da ostane, morda ne tako, kot bi si želeli, toda preverjanje resničnosti je začelo novo digitalno dobo in to bo običajni način delovanja v tej panorami, ki se zdaj imenuje "nova normalna ".