Naročilnica, imenovana tudi naročilnica, je dokument, s katerim kupec od prodajalca zahteva blago.
Na ta način dokumentiramo potrebe po izdelkih. Običajno je, da ta dokument pošljete dobavitelju, da lahko odda navedeno naročilo. Biti sposoben fizično ali virtualno (e-pošta ali spletno mesto). Cilj je, da lahko naknadno nasprotujemo dobavnici s tem naročilom in zabeležimo morebitne incidente ter da imamo pisno pogoje za navedeno naročilo.
Postopek v naročilu
Najprej morate ugotoviti potrebe, ki jih imamo. Ko je izbran ustrezen dobavitelj, se izda naročilo. Prodajalec prejme original, kupec pa zadrži kopijo. Prodajalec vroči naročilo in priloži dobavnico, ki jo preveri. Če nekaj ni na voljo, ostane v teku.
Ta dokument je koristen za obe strani. Kupec lahko nadzoruje vrsto ali znesek stroškov in napoveduje plačila. Prodajalec lahko organizira svoja različna naročila in pripravi napoved stroškov. V obeh primerih so v pomoč programi za upravljanje in celo preglednica. Po drugi strani pa v pravne namene, ko je enkrat sprejeta, zaveže obe strani k dogovorjeni izmenjavi.
Vsebina dokumenta
Običajno gre za enake podatke, ki se zahtevajo na dobavnici, le da se na zaznamku prikaže izraz "Naročilo naročila" ali podobno. Podrobno jih opisujemo spodaj:
- Podrobnosti o kupcu in prodajalcu. Davčna identifikacijska številka vsake države je zelo pomembna. Tudi davčni naslov.
- Datum in kraj izdaje naročila. Prvo je bistvenega pomena, zlasti za nadzor časa, ki ga potrebuje naš dobavitelj. Na ta način se lahko izognemo prekinitvam zalog.
- Ime izdelka in referenca. Vključena je tudi naročena količina, cena in možni popusti, promocije ali bonusi.
- Izbrani način plačila, kot tudi pogoje in zneske, ki jih je treba plačati, če je to primerno. Ta točka je pomembna za pravilno upravljanje zakladnice.
- Skupni stroški, možni stroški prevoza, zavarovanja ali podobni stroški in kot bistveni del pooblaščeni podpis.
- Datum in način dostave. Na tej točki bo ob dostavi kupcu v podpis poslana dobavnica, ki je običajno priložena naročilu. Upoštevati je treba tudi morebitne incidente ali kaj drugega ni bilo zagotovljeno.
Resnica je, da so te stroge zahteve včasih sproščene, odvisno od komercialnega in zaupanja vrednega odnosa. V mnogih primerih se naročila izvedejo ustno ali po telefonu. Zahteva se lahko celo po e-pošti, vendar brez dokumenta o naročilu. Kljub temu je priročno vedno imeti nadzor nad temi naročili.
Primer dokumenta o naročilu
Poglejmo primer, kakšen bi lahko bil dokument naročila. V njem lahko vidimo vse potrebne podatke in možne popuste ter stroške, povezane z dobavo omenjenega blaga. Tudi prostor, rezerviran za incidente in za podpis osebe, ki prejme blago.
Opomba: Zgoraj navedeni podatki so izmišljeni podatki.
