Faze projekta opredeljujejo različne faze, potrebne za njegovo realizacijo, in konfigurirajo njegov življenjski cikel.
Zato je to le ena pot. Tako ima vsak projekt tri ključne trenutke: rodi se, raste in konča. Zato je priročno poznati stopnje, ki se pojavljajo na vsaki od njih, in kako jih izvesti. To ni togo pravilo, ampak priporočilo, ki temelji na prejšnjih raziskavah, analizah in izkušnjah.
Pet faz projekta
Videli bomo, kakšnih je pet običajnih stopenj v življenjskem ciklu projekta, ki bi bile: začetek, načrtovanje, izvedba, nadzor in zaprtje.
Začetek
Vsi začetki so težki in v tem primeru ni nič drugače. Vedeti moramo, kaj hočemo, kako ga bomo dobili in kaj imamo. A vse iz pregleda, saj bodo podrobnosti upoštevane pri načrtovanju.
Projekt se običajno začne z idejo ali stanjem duha, zato ga je pomembno vizualizirati. Na tej stopnji je priročno zapisati vse, kar vam pade na pamet, lahko pa uporabimo prenosnik in celo mobilni telefon. Vedeti moramo, kaj želimo doseči, da ga lahko kasneje načrtujemo in izvedemo.
Načrtovanje
Zdaj je čas, da vse natančno načrtujete in to realno. Ta stopnja je ključnega pomena, zato zahteva našo vso pozornost. Pri njem moramo upoštevati, kaj bomo potrebovali, kako ga bomo dobili, na koga bomo računali ali kaj bomo storili v primeru izrednih razmer.
Načrti se sčasoma spreminjajo, vendar vam z njimi pomagate ostati na pravi poti. Zato je treba to stopnjo podrobno izdelati. Model, podoben modelu strateškega ali poslovnega načrta, je lahko v veliko pomoč.
Izvršitev
Čas je, da se lotimo dela. Projekt bi moral začeti delovati in vsi načrtovani procesi bodo vzpostavljeni. Na tej stopnji je primerno, da se vsi jasno vodijo, tako da se kasneje lahko izvede ustrezen nadzor.
Na tej točki morate biti potrpežljivi in iti korak za korakom. Tek pri projektih ni dobra ideja. Šele ko se en del poravna, začnemo z naslednjim. Na ta način bomo morebitne težave zmanjšali tako, da jih bomo reševali enega po enega.
Nadzor faz projekta
Zdaj morate nadaljevati. Na ta način preverimo, kje smo se zmotili in kakšno je odstopanje od načrta. Šele nato lahko predlagamo ustrezne korektivne ukrepe. Še enkrat, vse dokumentirano vam bo v veliko pomoč.
V tej fazi se vzpostavijo izboljšave, pa tudi morebitne napake v nepredvidenih dogodkih. Ko načrtujemo, se odločimo, kaj bomo storili v izrednih primerih, zdaj pa moramo oceniti njegovo učinkovitost. Ko bomo napake odpravili, se v prihodnosti ne bodo ponovile.
Konec je prišel
Vsega se konča in tudi projektov. V primeru blaga ali storitev imajo ti življenjski cikel: rodijo se, rastejo in na koncu izginejo. Seveda, ko začnemo podjetje, ga dolgoročno razmišljamo, vendar moramo biti jasni, kaj storiti, če ga končamo. Enako se zgodi s katero koli vrsto projekta.
Tu bodo po potrebi določeni pogoji zapiranja. Ko je projekt končan, morate vedeti, kaj in kako. Ta faza je v fazah projekta tako pomembna kot druge, saj se na njej običajno pojavijo navzkrižja interesov. Zato zahteva našo vso pozornost in ničesar ne smemo prepustiti naključju.
Primer faz projekta
Končno si predstavljajmo, da želimo ustvariti neprofitno združenje, ki bo namenjeno promociji gospodarske kulture v naši državi. Sestanemo se s sodelavci in oblikujemo idejo. Korake, ki jih je treba upoštevati, lahko povzamemo na naslednji sliki:
Postopek je preprost, čeprav je lahko odvisno od projekta zapleten. Najprej ideja, združitev, druga izvedba, to morate ustvariti, zagnati, videti, kdo bo sodeloval itd. Nato morate nadaljevati, da najdete odstopanja ali napake. Nazadnje, zadnja faza projekta je zaključek, ki mora biti jasen in jedrnat.