Spremljanje projekta se nanaša na izvedbo vrste ukrepov z namenom preverjanja pravilnega razvoja njegove izvedbe.
Spremljanje projekta se torej, in ko je že načrtovano, začne z izvajanjem projekta.
Faza spremljanja je sestavljena iz preverjanja, ali se različne faze projekta izvajajo pravočasno in v vsaki od njih. Za to se uporablja vrsta parametrov in spremenljivk, ki nam omogočajo, da ugotovimo, ali obstajajo odstopanja od začetnega načrta ali ne.
Pomen spremljanja projektov
Ta stopnja je bistvena za določitev potrebnih ukrepov za reševanje težav, zaznanih pri izvršbi. Nečesa ne moremo zagnati, če prej nimamo načrta, pa tudi postopka za preverjanje, ali se projekt pravilno izvaja. Iz tega razloga je treba vzpostaviti jasen, jedrnat in podroben nadaljnji pregled z vsemi potrebnimi elementi za sprejemanje odločitev.
Poleg tega je, kot bomo videli v naslednjem poglavju, bistveno jasno določiti, kako se bo to spremljanje izvajalo. Pomembno je, da vsi vedo, kaj se od njih pričakuje in kakšno mora biti njihovo ukrepanje v primeru morebitnih izrednih razmer.
Faze spremljanja projektov
Poglejmo zdaj podrobno, katere bi lahko bile najpomembnejše faze spremljanja projekta, pa tudi njegove glavne zahteve.
- Izmeri: Najprej moraš izmeriti. Merjenje je potrebno, kadar želimo nekaj nadzorovati. Vedeti moramo, kako daleč lahko gremo ali kakšne bodo meje, da bomo upoštevali uspeh ali neuspeh. Zato je treba dvigniti parametre in spremenljivke ter postopke za njihovo analizo.
- Sestanek in analiza: Nato se morate spoprijeti in analizirati odstopanja. Sestanki naj bodo jedrnati, natančni in neposredni. O zadevi se morate pogovoriti z indikatorji v roki in s kopijo vsakega udeleženca. Iz sestanka je treba jasno razbrati, v čem je težava, pa tudi njeni vzroki in posledice.
- Poiščite rešitve: V naslednjem koraku se morate odločiti, po kateri poti boste odpravili ta odstopanja. V tej fazi je najbolje, da vsak dela na svojem območju in s svojo skupino ali individualno. Na naslednjem sestanku bodo te rešitve obravnavane, da se izberejo najprimernejše.
- Ponovno izmerite: Končno morate še enkrat izmeriti. Ko so popravki izvedeni, je treba znova uporabiti analizo, da se ugotovi, ali so delovale. Če smo bili uspešni, se projekt nadaljuje; v nasprotnem primeru bo treba začeti znova.
Primer spremljanja projekta
Nato bomo videli primer za zaključek.
Zamislimo si podjetje, ki proizvaja čevlje. To podjetje proizvaja čevlje in jih distribuira med različnimi trgovinami z več blagovnimi znamkami.
Poglejmo, kakšen bi bil postopek.
Na tej ilustraciji lahko vidimo, kako bi se izvajalo spremljanje projekta. Najprej določitev parametrov in merilnih spremenljivk. Na primer, število izdelanih čevljev ali število prodanih čevljev. Nato morate preveriti, katera vrsta čevljev najbolje deluje. Po drugi strani pa morate upoštevati nove trende, ki izzovejo zanimanje kupca. Na koncu morate še enkrat preveriti in po potrebi popraviti ukrepe.
