Avtomatizacija procesov je sestavljena iz optimizacije nalog ali dejavnosti prek programske opreme. Ti procesi morajo biti učinkoviti, zmanjšati stroške in čas izvedbe.
To pomeni, da so naloge, ki so predmet avtomatizacije, običajno ponavljajoče se in enostavne ročne dejavnosti. Zato tistih, ki veljajo za dinamične ali zahtevajo kakšno vrsto naprednega analitičnega posega, ni mogoče avtomatizirati.
Postopek, s katerim lahko podjetje pretvori ročno nalogo v avtomatizirano nalogo, lahko povzamemo na naslednji način:
Avtomatizacija procesov je v ekonomskem smislu sinonim za učinkovitost, predvideva pa tudi upad številnih poklicev, ki sčasoma izginjajo.
Prednosti in slabosti avtomatizacije procesov
Okoli avtomatizacije procesov obstaja več prednosti in slabosti, odvisno od stališča.
Če gledamo s povsem ekonomskega in poslovnega vidika, je prednost doseči večjo učinkovitost, saj to vodi k zmanjšanju stroškov. To pomeni, da na trgu popolna konkurenca znižanje cene je mogoče v ponujenem izdelku ali storitvi.
Po drugi strani pa bo s socialnega in človeškega vidika avtomatizacija procesov pomenila, da nekateri poklici prenehajo obstajati ali pa so v nasprotnem primeru manj pomembni.
Za uravnoteženje prednosti in slabosti so predstavljene naslednje prednosti:
- Zmanjšanje stroškov in časi izvajanja nalog.
- Povečanje poslovne učinkovitosti in produktivnosti.
- Digitalizacija in posebno spremljanje enega ali več procesov.
- Zmanjšanje napak človeškega izvora.
- Ustvarjanje specializiranih delovnih mest na tem področju.
Ob upoštevanju prednosti se zdi, da avtomatizacija procesov nima nobenih ovir, resnica pa je, da je treba upoštevati nekaj slabosti:
- Morda boste potrebovali močno začetno naložbo.
- Pojav ali poudarjanje tehnološkega tveganja v podjetju.
- Možen obstoj verižnih napak.
- Uničenje osnovnih delovnih mest.
Če najdemo ravnotežje med prednostmi in slabostmi, če na prejšnjih priložnostih opazimo na zgodovinski ravni, lahko ugotovimo, da je avtomatizacija procesov v skladu z neustavljivim tehnološkim napredkom. Tako kot v primeru avtomobila in konja, čeprav je videz vozil končal gospodarstvo, ki temelji na prevozu konj, je avtomobil omogočil učinkovitejše izvajanje skoraj enakih nalog.
Trenerje so zato zamenjali za mehanike, stojnice s slamo pa za bencinske črpalke. Z drugimi besedami, dobro izpeljan napredek prinaša povečanje družbenega bogastva.
Primeri avtomatizacije procesov
Avtomatizacija procesov je bila odvisno od sektorja ali strokovnega področja izvedena na naslednje načine:
- Trženje: Tako imenovana „avtomatizacija trženja“ je avtomatizacija, ki se uporablja za nabor podatkovnih procesov, povezanih s potrošniki. Običajno so v marketinških oddelkih ključni za razumevanje in predvidevanje vedenja potrošnikov. Druge aplikacije so množično pošiljanje segmentiranih e-poštnih sporočil samodejno, namesto da bi jih pošiljali ročno.
- Finance: V financah avtomatizacija procesov deluje predvsem s cenovnimi trendi na delniškem trgu ali, kjer je to primerno, z lastnim internim računovodstvom podjetja. Primeri so prodaja finančnih produktov samodejno po določeni ceni.
- Industrija: To je sektor, v katerem se tehnološke posodobitve in napredek običajno povežejo zgodaj. Razlog je v veliki količini prodaje. Se pravi, majhen prihranek ali zmanjšanje specifičnih stroškov na velikem tekočem traku bo pomenil velik prihranek. To je zato, ker se bo to ponovilo tolikokrat, kolikor se postopek izvede, zato bo vključevalo a konkurenčna prednost v primerjavi s tekmeci, ki bodo imeli manj razlike.
Če povzamemo, gre za nekatere sektorje, ki so lahko vključeni v avtomatizacijo procesov, ni pa nujno, da so vsi povezani z digitalnim in tehnološkim.
Primer tega so agilne strategije ali metodologije, ki so procesi, ki vodijo in vzpostavljajo pravila, ki izboljšujejo komunikacijo in procese okoli človeški kapital, to je okoli osebja podjetja.
