Pisarniška avtomatizacija je kombinacija strojne in programske opreme za razvoj, avtomatizacijo in digitalno beleženje informacij, ki jih urad potrebuje za pravilno izvajanje postopkov in metodologije.
Avtomatizacija pisarn se je rodila konec 40. let, vendar se je razvila okoli 70. let 20. stoletja. Uvedba urejevalnikov besedil, ki so v pisarnah nadomeščali pisalne stroje, je imela veliko opraviti z njenim poreklom.
Charles Simonyi je bil ustvarjalec avtomatizacije pisarn leta 1948 z uvedbo sistema Microsoft Office v sodelovanju Richarda Brodieja.
Nedvomno se ta koncept vedno omenja in je povezan s pisarniškim delom in orodji za njegovo izvajanje.
To je bila zelo inovativna sprememba. V tem smislu je ta postopek služil poenostavitvi pisarniškega dela, za njegovo izvajanje pa so bile ustvarjene tudi nove možnosti. Ročne dejavnosti, ki so bile takrat glavne, so se nadomeščale, nekatere pa avtomatizirale.
Upravni postopki, načrtovanje sestankov, uvedba interneta, uporaba računalnikov in različnih procesorjev ter pisarniških komponent so bili v središču pozornosti za racionalizacijo vseh nalog.
Temeljna orodja pisarniške avtomatizacije
To so najvidnejši:
- Obdelovalci besedil: Se pogosto uporablja v pisarniškem delu.
- Kalkulatorji: Komponente, ki poenostavljajo vse računske procese, in številke, povezane z nalogami, ki se izvajajo.
- Programi za upravljanje tiskalnikov: Brez dvoma je nujen predmet v vsaki pisarni, ki mora pretvoriti virtualne dokumente v fizične.
- Programi za takojšnje sporočanje: Zelo uporabno za komunikacijo med delavci in takojšnje posredovanje informacij.
- Zbirke podatkov: Zelo pomembno je snemanje podatkov, povezanih s podjetjem, organizacijo ali projektom.
- Preglednice: Nekaj, kar se pogosto uporablja za snemanje računov, na primer za vzdrževanje posodobljenega upravljanja računov.
- Telefaksi: Tako kot tiskalniki se tudi faksi pogosto uporabljajo v pisarnah, včasih sta obe komponenti vključeni v isto napravo.
Pisarniška avtomatizacija je bila velik napredek pri pisarniškem delu.
Primer avtomatizacije pisarn
Programi, kot so Excel, Word, PowerPoint, so revolucionirali način dela. Ti programi so vključeni v pisarniški paket Office. To trži Microsoft. Vendar obstajajo podobni paketi za avtomatizacijo pisarn, ki nimajo nobenih stroškov.
Poleg tega so seveda ostale omenjene naprave uspele avtomatizirati procese in razviti bolj gibčno metodo za izvajanje pisarniških nalog.