Načrtovanje je prvi korak v upravnem postopku. Načrtovanje je sestavljeno iz opredelitve strategij, ki pomagajo doseči prej postavljene cilje.
V osnovi je načrtovanje orodje, ki se v vodstvu uporablja za določanje ciljev in izbiro sredstev za njihovo doseganje. To omogoča sledenje konkretnemu in opredeljenemu načinu delovanja. Z načrtovanjem lahko določite, kaj se bo naredilo, kako se bo to izvedlo, kje in kdaj in koliko nas bo stalo.
Podobno nam to orodje za načrtovanje omogoča, da se v sedanjem trenutku odločimo, kaj bomo počeli v prihodnosti. Najprej se opredeli problem, nato se analizira preteklost in sestavi načrt, ki mu moramo slediti.
Koraki načrtovanja
Vsako podjetje ali organizacija dejansko obstaja za dosego določenega cilja. Zato mora poslanstvo utemeljiti razlog, da trenutno delamo v podjetju. Medtem ko vizija kaže, kakšno bo podjetje v prihodnosti.
Zato jasna opredelitev poslanstva, vizije in vrednot podjetja določa vrsto strank, ki jim služi, izdelke, ki jih ponuja, in potrebe, ki jih zadovoljuje. Načrtovanje mora biti v skladu s temi temeljnimi vidiki organizacije.
Glavni koraki v postopku načrtovanja so:
1. Ocenite trenutno stanje
Najprej mora ocena stanja vključevati analizo dejavnikov, ki so za podjetje najpomembnejši. Ti dejavniki so lahko ekonomski kazalniki, tržni trendi, konkurenca in viri, ki jih ima podjetje.
To pomeni, da načrtovanje izhaja iz okolja organizacije. S tem se določi namen podjetja in opredelijo kratkoročni, srednjeročni in dolgoročni cilji, ki naj bi bili doseženi. Poskušati izkoristiti priložnosti in se izogniti grožnjam iz okolja.
2. Opredelitev ciljev in ciljev
Drugič, cilji opredeljujejo najpomembnejše stvari, ki jih organizacija želi doseči kratkoročno, srednjeročno in dolgoročno. Cilji morajo biti jasno opredeljeni, zato morajo biti realni, merljivi in ustrezni za organizacijo.
Cilji so seveda skupne točke, za katere morajo delati vsi zaposleni v podjetju. Postati ključne točke, ki usmerjajo delovanje in dejavnosti ljudi.
3. Pripravite akcijski načrt
Tretjič, če želimo doseči cilje, je treba določiti akcijski načrt. Akcijski načrt določa posebne dejavnosti, ki jih je treba izvesti za dosego ciljev. Ta konkretna dejanja so lahko tudi strategije ali taktike, ki jih je treba izvesti, da se izpolnijo cilji načrta.
4. Dodelitev virov
Četrtič, viri, potrebni za izvedbo načrta, so lahko človeški, finančni, fizični in materialni. Ta sredstva je treba dodeliti v skladu z ukrepi ali dejavnostmi, vključenimi v načrtovanje.
Ta sredstva bo vsekakor treba učinkovito organizirati v procesu načrtovanja. Prav tako je treba ves čas izvajanja načrta vzdrževati nadzorni postopek.
5. Izvedite načrt
Petič, izvedba vključuje izvajanje akcijskega načrta. Za to je treba prenesti pooblastila, na enak način dodeliti naloge in odgovornosti za doseganje ciljev načrta. Med izvajanjem načrta lahko po potrebi dobite povratne informacije.
6. Nadzor
Nazadnje je v procesu načrtovanja potreben nadzor, da lahko dosežemo cilje. Iz tega razloga je treba nadaljevati z izvajanjem dejavnosti in doseganjem ciljev.
Načela načrtovanja
Najpomembnejša načela načrtovanja so:
1. Natančnost
Predvsem pri izvajanju postopka načrtovanja mora biti čim bolj jasen in natančen. Ker mora načrt voditi konkretne ukrepe, ki jih je treba izvesti. Zato mora biti čim bolj natančen, da ne bo razpršen ali preveč splošen. Na ta način bo mogoče doseči, da bodo cilji doseženi učinkovito in uspešno.
Prav tako se natančnost izogiba improvizaciji ali nejasnosti pri izvedbi. Da načrt deluje, mora temeljiti na resničnih podatkih ter na natančnih in natančnih obrazložitvah.
2. Prilagodljivost
Organizacije se seveda vedno spreminjajo, zato mora biti načrtovanje prilagodljivo, da se lahko enostavno prilagodi spremembam. Zato se mora biti sposoben prilagoditi spremembam, ki se lahko pojavijo po izdelavi načrta.
V vsakem načrtu mora biti v nepredvidenih situacijah le malo ohlapnosti. Iskanje novih akcijskih smernic, ki omogočajo prilagajanje novim situacijam.
3. Enotnost
Pomembno je omeniti, da čeprav je vsakemu oddelku organizacije dodeljen določen cilj ali cilj, je celoten načrt usmerjen k doseganju skupnega cilja. To pomeni, da čeprav obstajajo posebni načrti za vsako enoto, morajo biti vsi usklajeni s splošnim načrtom.
Vsekakor morajo biti vsi popolnoma integrirani, da se doseže ustrezno usklajevanje funkcij, virov in dejavnosti. Le tako je mogoče doseči cilje.
4. Izvedljivost
Po drugi strani načrt ne sme biti tako ambiciozen, da ga je nemogoče doseči. A ne tako optimistično, da se zdi, da je to zelo enostavno doseči. Priporočljivo je, da se načrt izvede, prilagodi razmeram in potrebam organizacije.
Seveda mora biti načrtovanje realistično, zato mora biti pripravljeno v skladu z resničnostjo, izkušnjami in viri, ki jih ima podjetje.
Značilnosti načrtovanja
Glavne značilnosti načrtovanja so:
- Je orodje za sprejemanje pomembnih odločitev v organizaciji.
- Proces načrtovanja želi optimizirati doseganje ciljev.
- Prizadeva si prilagoditi cilje glede na potrebe podjetja in vire, ki jih ima na voljo.
- Določa konkretne ukrepe, ki se izvajajo v sedanjem trenutku za dosego prihodnjih ciljev.
- Načrtovanje je racionalen in premišljen postopek.
Vrste načrtovanja
Med vrstami postopkov načrtovanja najdemo:
1. Strateški
Vsekakor je strateško načrtovanje tisto, ki določa akcijske smernice splošnega načrta organizacije. Izvajajo ga višji menedžerji podjetja. Vključuje celotno podjetje, na splošno se določijo in opredelijo srednjeročni in dolgoročni cilji.
2. Taktika
Po drugi strani taktično načrtovanje vključuje posebne načrte za vsako enoto ali oddelek in so podrejeni strateškemu načrtu. Gre za zelo podrobne načrte, saj vodijo postopek vsakega oddelka. Zato se imenuje tudi funkcionalno načrtovanje.
Običajno vključuje podroben načrt za vsako področje upravljanja podjetja in je vedno podrejen splošnemu načrtu podjetja. Povezani so tudi s kratkoročnimi odločitvami.
3. Operativni
Na splošno gre za kratkoročne načrte, ki so tesno povezani s taktičnim načrtovanjem. So akcije in dejavnosti, ki jih je treba izvajati na najnižjih ravneh poslovne organizacije.
Na ta način operativno načrtovanje določa, kako se sredstva dodelijo za izvajanje načrta. To je kratkoročno načrtovanje za vsako operativno področje. Določa korake, ki jih je treba upoštevati, in čas, v katerem jih je treba izpolniti.
Na koncu lahko rečemo, da je postopek načrtovanja bistven za to, da podjetje doseže visoko raven uspešnosti. No, s pomočjo načrtovanja se opredelijo cilji, ki naj bi bili doseženi. Poleg tega lahko za to dosežemo najprimernejša sredstva. Brez načrta človeških, finančnih in materialnih virov, ki jih ima podjetje v lasti, ni mogoče ustrezno upravljati.