Formalna organizacija je tista, ki je načrtovana in vzpostavlja sklop pravil, struktur in postopkov, ki omogočajo razvrščanje dejavnosti organizacije.
Formalna organizacija temelji na delitvi dela, opredelitvi različnih ravni oblasti in ustvarjanju komunikacijskih kanalov med delavci.
Njeno strukturo in smernice načrtujejo skrbniki organizacije in se ponavadi odražajo v dokumentih, standardih, procesih in organizacijskih shemah.
Odnosi zunaj formalne organizacije se štejejo za neformalne organizacije, ki med sodelavci nastanejo spontano.
Sestavni deli formalne organizacije
- Dobro določen sklop pravil in postopkov: Ki so bili predhodno zasnovani za dosego nekega cilja ali cilja.
- Cilji in strategije: Kratkoročni in dolgoročni cilji so opredeljeni skupaj s strategijami za njihovo doseganje.
- Simbolično stanje: Struktura daje članom določen status glede na njihov položaj in relativno moč.
- Določene dejavnosti: Organizacija opredeljuje dejavnosti vsakega člana organizacije. Obveznosti in omejitve so določene.
- Komunikacijski kanali: Obstajajo opredeljeni komunikacijski kanali, ki morajo biti v skladu s hierarhijo in postopki organizacije.
- Postopki usklajevanja: Določeni so postopki in mehanizmi za usklajevanje dejavnosti različnih članov organizacije.
Izvor formalne organizacije
Izvor te vrste organizacije je zasnova, ki so jo ustvarili lastniki in skrbniki, ki želijo določiti strategije za uspešno doseganje svojih ciljev.
Obstajajo vsaj trije ključni elementi, ki opredeljujejo to organizacijo:
- Delitev dela: Sestoji iz razdelitve službe na več osnovnih dejavnosti, da se delavci lahko specializirajo in so tako bolj produktivni.
- Departmentalizacija: Sestavljen je iz ustvarjanja različnih oddelkov v isti organizaciji, tako da je vsak od njih odgovoren za določeno dejavnost ali cilj. Tako na primer: služba za trženje ali služba za odnose z javnostmi. Z naraščanjem organizacije oddelki postajajo bolj zapleteni in običajno nastajajo južni oddelki ali pododdelki.
- Nadzor: Obsega ustvarjanje mehanizmov za nadzor in merjenje razvoja dejavnosti organizacije.
Razmerje med neformalno in formalno organizacijo
Neformalna organizacija lahko formalno organizacijo dopolni ali okrepi z dobrimi odnosi in sodelovanjem med člani organizacije. Neformalna organizacija pa lahko oslabi tudi formalno. To se zgodi, kadar je zavist, antagonizem ali kadar je neformalna vloga močnejša od formalne.
Primer, ko formalno ne sovpada z neformalnim, je, ko v skladu z ustaljeno organsko strukturo obstaja vodja oddelka, vendar v praksi vsi sledijo idejam in navodilom druge osebe, ki čeprav nima položaja šef, ima zelo močno osebnost in vodstvo.
Primer formalne organizacije
Na naslednji sliki lahko vidimo organizacijsko shemo, oblikovano kot del formalne organizacije podjetja:
