Trgovinski dokument ali komercialni dokument je naslov, ki se v pisni obliki izda za potrditev komercialne ali komercialne transakcije, opravljene med dvema strankama.
Zato si prizadeva zapisati, kaj se je zgodilo v operaciji. V njem bodo razkrita dejstva, dogovorjeni pogoji in vse druge informacije, ki vas zanimajo. Informacije o delih morajo biti jasno in podrobno prikazane.
Razlogi za uporabo in zahteve poslovnega dokumenta
Razlogov za njihovo uporabo je več. Najpomembnejše so naslednje:
- Prvi, že omenjeni, snema dogovor. To je bistvenega pomena, saj bo sodnikom olajšalo delo, če je vse pisno; v primeru, da pride do sodišča. Zato je v poslovnih odnosih bolje, da je vse jasno in jedrnato.
- Drugi je utemeljitev snemanja operacije. Brez njih s pravnega vidika ne bi bilo mogoče knjižiti računovodskih izkazov.
- Tretjič, razmerje med strankama je jasno določeno v pisni obliki. Na ta način so podrobno opredeljene pravice in obveznosti vsakega posebej.
Kar zadeva zahteve komercialnega dokumenta, bi bile te naslednje:
- Ime, ki opredeljuje vrsto poslovnega dokumenta.
- Datum izdaje, učinek ali rok veljavnosti.
- Številka naročila, ki omogoča naročanje in oddajo.
- Podatki udeležencev v operaciji.
- Podrobni pojmi in količine. Slika mora biti napisana s črkami in številkami.
- Koncept in podrobnosti transakcije.
- Podpis strank ali njihovih pooblaščenih strank.
Vrste poslovnih dokumentov
Za poslovni dokument obstajajo tri glavne klasifikacijske skupine.
- Prvič, odvisno od tega, ali intervenira javni notar (notar), imamo zasebnega in javnega. Pri prvem je potreben le podpis strank, pri drugem pa jih je treba dvigniti v javno dejanje.
- Na drugem mestu bi bili informativni in podporni. Razlika je v tem, da prva vsebuje ustrezne komercialne informacije, druga pa denarno plačilno transakcijo.
- Nazadnje bi se imeli o njih pogajati in o katerih se ni mogoče pogajati. Prvi predstavljajo obveznost plačila in jih je mogoče pretvoriti v gotovino. Poleg tega lahko poslujete z njimi. Slednji so le informativna ali transakcijska podpora.
Primeri komercialnih dokumentov
Za konec si oglejmo nekaj primerov in kako bi jih lahko razvrstili.
- Dobavnica ali dobavnica: Podrobno opisuje blago, ki je bilo dostavljeno kupcu, in po potrebi prodajne pogoje. Običajno gre za korak pred izdajo računa. O njem bi se lahko pogajali, zasebno in informativno.
- Račun: Sestavljen je iz dokumenta, ki odraža prodajno-nakupno transakcijo in njene pogoje. O njem bi se lahko pogajali, zasebno in informativno.
- Preverjanje: Omogoča prejemniku, da pridobi gotovino pri plačnikovi banki. Soočili bi se s pogajalskim dokumentom, saj ga je mogoče podpreti. Prav tako bi bil zaseben in podporen (račun je izvirni dokument).
- Potrdilo: Je dokaz o plačilu dolga in dolžnika delno ali v celoti oprosti. O njem se ne bi bilo mogoče pogajati, zasebno (čeprav ga je mogoče dvigniti v javnost) in podporno, saj bi bil prvotni dokument dolga.
- Kot zadnji primer bi bil še en komercialni dokument zadolžnica.: To se od preverjanja razlikuje po tem, da ima rok veljavnosti. Tisti, ki jo prejme, je ne bo mogel prevzeti pred tem datumom. O njem bi se lahko pogajali, zasebno in podporno.